Sử dụng email cá nhân làm cho uy tín thương hiệu của bạn bị hạ thấp trong mắt khách hàng. Đồng thời, bạn không thể nào quản lý được dữ liệu email của công ty. Làm sao để kiểm soát được toàn bộ email nhân viên là một câu hỏi được đặt ra cho tất cả các doanh nghiệp hiện nay. Giải pháp là phải sử dụng một công cụ quản lý tập trung để quản lý toàn bộ dữ liệu đó. Và ADTIMIN xin tư vấn bạn hãy sử dụng email doanh nghiệp được để giải quyết nhanh và hiệu quả vấn đề này. Hãy liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn miễn phí! Và theo đề xuất của chúng tôi, bạn hãy sử dụng email doanh nghiệp Google worksapce tại đây.

1. Email doanh nghiệp là gì?

Email doanh nghiệp là địa chỉ email có dạng tenban@tenwebsite.com. Ví dụ info@adtimin.com. Với đặc quyền sở hữu thuộc về doanh nghiệp, cơ quan quản lý cao nhất của hệ thống email. Với email doanh nghiệp, bạn có thể quản lý các user cũng như dữ liệu của toàn bộ công ty. Tránh trường hợp nhân viên nghỉ việc mất dữ liệu khi dùng mail cá nhân. Hoặc lộ thông tin bảo mật ra bên ngoài do không quản lý được email.

Về hình thức, email cá nhân khác với email doanh nghiệp ở phần tên miền. Email cá nhân thường sử dụng tên miền từ các nhà cung cấp dịch vụ email như dung@gmail.com, dung@outlook.com…

Về tính năng, email tên miền sẽ tích hợp nhiều tính năng được chuyên môn hóa để phù hợp với nhu cầu sử dụng của doanh nghiệp thay vì cá nhân.

Một số đặc trưng có thể kể đến như dung lượng mail nhiều hơn, bảo mật tốt hơn, tích hợp bộ lọc thư rác thông minh, tạo bí danh email, tạo nhóm mail phân quyền sử dụng,…

1.1 Ai nên đăng ký email doanh nghiệp miễn phí?

Đánh giá email công ty miễn phí có phù hợp với tổ chức của bạn hay không qua một số đặc trưng dưới đây:

Ưu điểm:

Không mất phí đăng ký, nâng cấp hay cài đặt hệ thống
Sở hữu email định dạng tenban@tendoanhnghiep.com để giao tiếp với khách hàng hiệu quả
Góp phần định vị thương hiệu

Nhược điểm:

Giới hạn nhiều tính năng
Thường xuyên bị spam, tin nhắn rác, quảng cáo rác làm phiền
Server không ổn định, thường bị lỗi
Bị giới hạn dung lượng lưu trữ email hoặc kích thước tệp đính kèm theo email nhỏ
Giới hạn thiết bị đăng nhập

Vậy, bạn chỉ nên tạo email doanh nghiệp tên miền miễn phí khi:

Tổ chức nhỏ dưới 10 người hoặc nhu cầu sử dụng không cao
Chỉ cần số lượng ít email theo tên miền để giao dịch với khách hàng
Nhu cầu sử dụng về dung lượng lưu trữ, tệp đính kèm, số lượng giao dịch mail hàng ngày… không cao
Không có nhu cầu sử dụng thêm các công cụ khác
Đăng ký dùng thử để test trước các tính năng cơ bản và độ ổn định của hệ thống

1.2 Cần gì khi đăng ký email doanh nghiệp miễn phí?

Bạn cần sở hữu tên miền riêng và phải có quyền quản lý tên miền.

Cần lưu ý rằng, tên miền cũng ảnh hướng đến khả năng sử dụng email của bạn.

Hãy chọn các đơn vị cung cấp tên miền uy tín, chuyên nghiệp và hoạt động ổn định. Chi phí sở hữu một tên miền không hề đắt. Vì thế hãy ưu tiên đến độ ổn định của server và khả năng hoạt động của tên miền.

Sau khi có tên miền bạn mới có thể chuyển đến bước đăng ký email.

>> Có thể bạn quan tâm: Các tính năng của các giải pháp email doanh nghiệp hàng đầu thế giới

2. Cách tạo email doanh nghiệp theo tên miền miễn phí

Để chắc chắn rằng bạn có thể sử dụng email an toàn và đạt hiệu quả kinh doanh dù chỉ dùng miễn phí, ADTIMIN chỉ giới thiệu 2 nhà cung cấp email miễn phí lớn hiện nay là Zoho Mail và Yandex Mail.

1. Cách 1 – Tạo email công ty với Zoho Mail miễn phí

Bước 1: Truy cập vào link này, điền đầy đủ thông tin và nhấn Sign up để tiếp tục

Bước 2: Bạn đã tạo tài khoản thành công và cần xác minh qua điện thoại.

Bước 3: Bạn có thể sử dụng miền bạn đã sở hữu hoặc mua miền mới. Chọn tùy chọn của bạn để tiếp tục thiết lập tài khoản của bạn.

Bước 4:Nếu bạn chọn thêm domain có sẵn, thì cần nhập thông tin như bên dưới

Zoho Mail cần xác minh quyền sở hữu tên miền của bạn để hoàn tất quy trình.

Từ khung bên trái, điều hướng đến Verify Domain để xác minh tên miền. Sau đó di chuyển đến Select your DNS Manager.

Mở rộng menu thả xuống và chọn nhà cung cấp tên miền cụ thể của bạn. Xin lưu ý bước này là cần thiết để tạo một tài khoản email miễn phí.

Bạn có thể chọn Others nếu nhà cung cấp email của bạn không được đề cập trong các tùy chọn có sẵn.

Zoho Mail tiếp tục cho phép bạn xác minh tên miền bằng cách sử dụng ba phương pháp:

Phương pháp CNAME
Phương pháp TXT
Phương pháp HTML

Bước 5: Chọn phương pháp mà bạn muốn sau đó làm theo hướng dẫn đầy đủ. Trong bài này chúng tôi sẽ lấy ví dụ xác thực bằng CNAME.

Bước 6: Đăng nhập vào tài khoản tên miền của bạn và sau đó điều hướng đến tab DNS nâng cao trong tên miền.

Bước 7: Thêm bản ghi CNAME mới và nhập các giá trị được cung cấp bởi Zoho Mail.

Bước 8: Sau khi được cấu hình đúng cách, hãy quay lại Cài đặt tên miền của Zoho Mail và nhấp vào nút Proceed to CNAME Verification ở cuối màn hình.

Bước 9: Trong cửa sổ bật lên tiếp theo xác nhận rằng mọi thứ được cấu hình đúng, chỉ cần nhấp vào nút Verify Now.

Bước 10: Ngay sau khi bạn hoàn thành các bước xác minh tên miền, bạn sẽ được hướng dẫn đến một trang mới yêu cầu một địa chỉ tạo email doanh nghiệp miễn phí.

Trong ví dụ này, chúng tôi đã tạo tài khoản admin@wpcomxxxx.com. Sau khi tạo, hãy truy cập phần vào bảng điều khiển email của bạn từ link này. Nó sẽ tự động đăng nhập bạn vào tài khoản email mặc định của bạn (admin@wpcomxxxx.com).

Ảnh chụp màn hình bảng điều khiển email doanh nghiệp của bạn

Sau khi xác minh tên miền xong, bạn hãy vào mục User Details để bắt đầu thêm người dùng. Làm theo hướng dẫn này.

*Lưu ý, Zoho Mail Free chỉ tạo được tối đa 5 người dùng. Nếu muốn thêm người dùng thứ 6, bắt buộc bạn phải nâng cấp lên Zoho Mail Workplace có phí.

2. Cách 2 – Tạo email doanh nghiệp với Yandex Mail

Nếu thấy tính năng của Yandex Mail miễn phí phù hợp với nhu cầu, hãy làm theo các bước dưới đây:

Bước 1: Click vào link https://passport.yandex.com/registration điền đầy đủ thông tin theo ví dụ bên dưới.

Bước 2: Bấm chọn Send code để xác nhận mã gồm 6 số mà hệ thống Yandex đã gửi cho bạn. Sau đó nhấn Register để đồng ý đăng ký.

Bước 3: Thêm tên miền vào Mail Yandex bằng cách nhấp vào đường link: https://domain.yandex.com/domains_add/

Nếu đã sở hữu tên miền, bạn truy cập vào trang Mail for Domain của Yandex. Trong ô Enter a domain name for your mailbox, hãy nhập tên miền muốn thêm vào hệ thống rồi nhấn nút Connect Domain. Sau đó bấm Add để tiếp tục.

Bước 4: Bạn cần phải xác thực chủ sở hữu của tên miền đã nhập. Làm theo 1 trong 2 cách:

Cách 1: Upload file .html và nội dung trong file .html theo như hướng dẫn của hệ thống lên phần root của domain.
Cách 2: Tạo 1 subdomain ở phần quản trị DNS domain, theo hướng dẫn của hệ thống.

Đợi khoản 30-60 phút sau đó click Verify domain owership, vậy là xong bước xác thực.

Khi tên miền có dấu xanh lá cây, Click vào DNS management và chỉ việc cấu hình DNS domain 1 lần nữa theo như hướng dẫn.

Sau bước xác minh, bạn vào lại tài khoản Yandex Mail vừa được kích hoạt để tạo người dùng. Sau đó cài đặt cấu hình SPF và DKIM.

Làm tiếp theo các bước này.

3. Mở rộng: đăng ký email doanh nghiệp miễn phí

Như đã nói, mặc dù Zoho Mail và Yandex Mail là 2 nền tảng email lớn, giúp doanh nghiệp của bạn bảo mật dữ liệu tốt hơn. Tuy nhiên, do là tài khoản miễn phí, khá nhiều tính năng bị hạn chế. Cũng như khi sử dụng một thời gian, dung lượng lưu trữ sẽ bị đầy.

Trong trường hợp, nếu 2 dịch vụ miễn phí trên đây chưa đáp ứng nhu cầu hiện tại của bạn, hãy thử dùng email đám mây từ Google, Microsoft và Zoho.

Dưới đây là 3 đại diện của dịch vụ email đám mây nổi tiếng thế giới với các đặc trưng:

Zoho Workplace – giải pháp cho doanh nghiệp có giá tốt nhất hiện nay
Google Workspace (G Suite cũ) – giải pháp bảo mật hàng đầu hiện nay
Microsoft 365 – giải pháp có số lượng người dùng lớn nhất hiện nay

3 giải pháp này cho phép bạn đăng ký dùng thử trong một thời gian nhất định với đầy đủ các tính năng như các gói có phí.

3.1 Dùng thử email tên miền Zoho Workplace

Zoho Workplace là bộ ứng dụng email doanh nghiệp và công cụ làm việc trên nền tảng điện toán đám mây. Các công cụ này bao gồm: Zoho Mail, Zoho WorkDrive, bộ Office văn phòng, công cụ họp trực tuyến và công cụ quản trị cho Quản trị viên.

Bạn có thể đăng ký dùng thử Zoho Mail miễn phí với 5 tài khoản trọn đời mà chúng tôi đã giới thiệu trên đây. Sau đó, bạn có thể nâng cấp lên Zoho Workplace bất cứ khi nào nhu cầu về người dùng và dung lượng lưu trữ tăng lên.

Về ưu điểm:

Các công cụ Office Productivity

Zoho cho phép bạn “bỏ túi” để mang theo các công cụ làm việc của mình bất cứ đâu. Bạn có thể truy cập và làm việc trên các tài liệu, bản trình bày và bảng tính ngay cả khi offline.

Cộng tác nhóm

Với các công cụ như WorkDrive, Meeting, bạn có thể tổ chức các cuộc họp, hội nghị và hội thảo trên web. Các tệp và tài liệu được lưu trữ trên đám mây để luôn truy cập dễ dàng ở mọi nơi.

Giao tiếp hợp nhất

Zoho Workplace cung cấp một số công cụ giao tiếp kinh doanh như Mail, Cliq và Connect. Đặc biệt, Zoho Mail không chỉ là một hộp thư. Nó cho phép bạn gắn thẻ mọi người, bình luận trực tiếp bên dưới email để chia sẻ email với những người liên quan. Có các ứng dụng tích hợp sẵn cho Lịch, Ghi chú, Danh bạ và Dấu trang.

Tính liên tục và tiện lợi

Zoho Workplace cũng được xây dựng dựa trên sức mạnh của AI nhằm tạo ra quy trình tự động hóa. Nó cho phép bạn làm được nhiều việc hơn với ít thời gian hơn. Được hỗ trợ bởi công nghệ đám mây nên Zoho Workplace cũng rất mạnh trong việc cung cấp các mô hình làm việc từ xa.

Chi phí hợp lý

Nếu so sánh cả ba giải pháp thì Zoho Workplace đang có chi phí tốt nhất cho mọi cấp độ doanh nghiệp. Workplace cũng không giới hạn số lượng người dùng dưới 300 users như Google và Microsoft. Zoho Mail cũng được cung cấp dưới dạng gói riêng, phù hợp cho các công ty chỉ cần sử dụng email.

Nhìn chung, Zoho cũng là công ty về công nghệ hàng đầu hiện nay. Các giải pháp nổi bật của họ như Zoho Workplace, Zoho CRM đang dần phủ sóng toàn thế giới bởi tính hiệu quả và nhiều điểm khác biệt.

Về nhược điểm:

Zoho không phổ biến ở thị trường Việt Nam như Google Workspace và Microsoft 365 nên người dùng còn nghi ngại về độ tin thương hiệu.
Các tính năng chỉnh sửa văn bản và bảng tính của Zoho có giao diện mới, người dùng cần phải làm quen.

3.2 Dùng thử email doanh nghiệp với Gmail Google

Email doanh nghiệp của Google không có gói riêng như Zoho Mail. Gmail được tích hợp với nhiều ứng dụng khác thành một bộ công cụ văn phòng nổi tiếng: Google Workspace.

Về ưu điểm:

Phổ biến và quen thuộc với người dùng

Đa số người dùng đều đã từng sử dụng Gmail miễn phí hàng ngày. Google Workspace được phát triển cùng nền tảng với Gmail. Nhờ đó doanh nghiệp rất dễ triển khai và không tốn chi phí đào tạo người dùng.

Năng lực bảo mật mạnh mẽ

Google Workspace chạy trên máy chủ đám mây và được bảo vệ nghiêm ngặt bởi đội ngũ của Google, một trong những đội ngũ bảo mật mạnh nhất thế giới hiện nay.

Dịch vụ đáng tin cậy và an toàn

Google Workspace cũng được tin cậy bởi hàng triệu khách hàng toàn cầu nhờ khả năng hoạt động ổn định 99,9%, tốc độ dữ liệu mượt mà nhờ hạ tầng công nghệ tiên tiến của Google.

Các tính năng quản trị viên vượt trội

Google Workspace thực sự là một cỗ máy quái vật với hàng trăm tính năng nâng cao dành cho Quản trị viên. Quản trị viên có thể phân quyền ở nhiều cấp độ, tùy chỉnh và thiết lập nhiều chính sách, quản lý và kiểm soát người dùng mạnh mẽ.

Workspace phù hợp với nhu cầu của kể cả những khách hàng khắt khe nhất về chính sách kiểm soát và bảo mật.

Về nhược điểm:

Không có gói mua riêng email, khiến chi phí cao đối với khách hàng chỉ có nhu cầu dùng email.
Gói thấp nhất là Business Starter chỉ có 30GB dung lượng email dùng chung với Drive.
Chi phí cao

3.3 Đăng khí email doanh nghiệp Microsoft 365

Email doanh nghiệp của Microsoft 365 cũng đi kèm với các tính năng làm việc nâng cao.

Ưu điểm:

Sự quen thuộc và tương thích với Microsoft Office và Outlook

Trong giới nhân viên văn phòng thì Office và Outlook là hai ứng dụng đã quá quen thuộc. Office 365 trong Microsoft 365 chính là bản “đám mây” của bộ Office.

Giao diện trực tuyến của Email Exchange và các ứng dụng Online sẵn có trên Office 365 tương đồng với Outlook và Office trên máy bàn chúng ta vẫn dùng hàng ngày.

Bảo mật cao và hoạt động ổn định

Microsoft 365 có khả năng bảo mật và ổn định cao và được quản lý và vận hành bởi Microsoft. Việc vận hành một ứng dụng với bảo mật tin cậy giúp giảm thời gian chết và gánh nặng chi phí cho đội an ninh và kỹ thuật của doanh nghiệp.

Microsoft 365 trang bị các tính năng làm việc nhóm như Microsoft Teams cho làm việc và cộng tác nhóm.