Xử lý các trường hợp gmail bị chặn không gửi nhận được email

Nhiều trường hợp bạn gửi mail cho người khác nhưng họ không nhận được, hoặc khách hàng gửi mail cho bạn nhưng bạn không nhận được, hoặc bạn không thể gửi thư đi vì bị gmail chặn. Trong bài viết này, Adtimin đã tổng hợp những lỗi thường phát sinh khi gửi nhận trên gmail, bạn hãy xem mình thuộc trường hợp nào để xử lý nhé!

Tổng hợp các lỗi bị chặn trong Gmail

Các loại tệp bị chặn trong Gmail

1. Sai địa chỉ email

Có thể nói đây là lỗi phổ biến nhất hiện nay. Một địa chỉ email thường gồm hai phần: username (tên người dùng) nằm trước kí tự @ và phần domain (tên miền) sau kí tự @. Do đó nếu bạn gửi email đến một địa chỉ không có thật ngay lập tức sẽ gặp email trả về với thông báo đại loại như the username doesnot exist on this system (tên người dùng sai) hay DNS Error:domain name for found (tên miền sai).Bên cạnh đó đa phần người dùng thường nhầm lẫn hai địa chỉ @yahoo.com và @yahoo.com.vn, @adtimin.com và @adtimin.com.vn; hoặc kí tự l, 1 và I.

2. Hộp thư người nhận đã đầy

Một nguyên nhân khác có thể do hộp thư của người nhận đã đầy với thông báo lỗi thường là mailbox is full hoặc quota has been exceeded. Nếu gửi email đính kèm tập tin mà gặp trường hợp trên bạn nên thử gửi lại email không đính kèm tập tin báo cho người nhận biết tình trạng. Nếu không được bạn không thể làm gì khác ngoài việc gọi điện hoặc sử dụng một biện pháp khác để cho người nhận biết về tình trạng hộp thư của họ.

3. Địa chỉ IP của bạn đã bị khóa

Chẳng hạn gặp thông báo dưới đây khi gửi thư trong Gmail:

554 554 5.7.1 Service unavailable;
Client host [74.125.82.47] blocked using dnsbl.sorbs.net;
Currently Sending Spam See: http://www.sorbs.net/lookup.shtml?74.125.82.47 (state 14).

Việc chặn IP là một trong những cách tốt nhất để ngăn chặn thư rác, tuy nhiên nếu chẳng may IP của bạn cũng nằm trong danh sách này vì nhiều lý do khác nhau thì thật là oan uổng. Trong trường hợp này, hãy gửi lại email và dùng một địa chỉ IP khác. Bạn có thể kiểm tra xem địa chỉ IP của mình có trong danh sách đen bằng việc ghé thăm website http://www.aboutmyip.com/AboutMyXApp/BlackListCheck.jsp hay http://multirbl.valli.org. Nếu thấy xuất hiện từ FAILED kế bên máy chủ nào đó đồng nghĩa tất cả IP sử dụng máy chủ này đều bị chặn. Việc đổi một địa điểm truy cập khác có thể khắc phục tình trạng này. Bên cạnh đó bạn nên cài đặt một trình diệt virus vì đơn giản nếu máy bạn đã nhiễm virus rất có thể nó sẽ trở thành một công cụ phát tán thư rác hay mã độc cho kẻ xấu và sẽ bị các máy chủ chặn.

4. Lỗi kết nối mạng

Đôi khi máy chủ mail bị lỗi, đã xảy ra trên máy chủ WHM/cPanel và Plesk. Cách khắc phục rất đơn giản, chỉ cần khởi động lại máy chủ từ Control Panel.

Khi không thể gửi email, ứng dụng mail của bạn sẽ trả lại thông báo lỗi kết nối như sau:

Manh mối để giải quyết vấn đề là ở trong thông báo lỗi “mail2.rackaid.com is unknown”. Đây có thể là sự cố mạng chung và bạn có thể thử lại sau vài phút. Nếu vấn đề vẫn tiếp tục diễn ra, có thể bạn gặp phải sự cố DNS. Nếu DNS không hoạt động, bạn không thể phân giải tên miền.

5. ISP chặn cổng 25

Đây là vấn đề thường gặp vì nhiều nhà cung cấp dịch vụ buộc bạn phải sử dụng máy chủ SMTP của họ thậm chí khi bạn đã có máy chủ của riêng mình. Bạn có thể kiểm tra xem cổng 25 có bị chặn hay không bằng cách sử dụng ứng dụng Telnet để kết nối với cổng 25.

Ví dụ:

Nếu sử dụng SSH để kết nối với máy chủ để kiểm tra cổng.

Nếu bạn thấy TMP thì có nghĩa là nhà cung cấp dịch vụ mạng (ISP) (hoặc tường lửa) đang chặn kết nối. Mẹo để khắc phục vấn đề này là sử dụng cổng 587. Nhiều ISP không chặn cổng này:

Nếu vẫn không thành công, hãy gọi cho nhà cung cấp mạng của bạn.

Để tham khảo, dưới đây là các cổng email chính cần lưu ý:

• IMAP 443
• IMAP over SSL 993
• POP3 110
• POP3 over SSL 995
• SMTP 25
• SMTP over SSL 465
• SMTP Submission Port 587

6. Xác thực SMTP

Hầu hết máy chủ SMTP yêu cầu tên người dùng và đăng nhập hợp lệ để gửi email. Nếu cài đặt xác thực SMTP của bạn không chính xác, bạn sẽ không thể gửi email.

Nếu gặp lỗi Relay denied nhưng mật khẩu điền đúng thì có thể bạn đang gặp phải vấn đề xác thực SMTP không chính xác. Hãy kiểm tra lại xác thực SMTP.

Bảo mật xác thực mật khẩu và bảo mật mạng là hai cài đặt khác nhau, yêu cầu cả hai đều phải chính xác. Sau khi đặt lại mật khẩu mà vẫn không thể gửi email, hãy đảm bảo bạn đang sử dụng phương thức xác thực hợp lệ. Hầu hết các ứng dụng email hỗ trợ nhiều phương thức xác thực khác nhau như:

• Mật khẩu thông thường hoặc mật khẩu thuần túy
• Mật khẩu được mã hóa
• Kerberos

Hầu hết các hệ thống đều hỗ trợ mật khẩu bình thường/đơn giản cũng như mật khẩu được mã hóa. Trong hầu hết các trường hợp, bạn sẽ thấy lỗi về “phương pháp xác thực” nếu có vấn đề xảy ra.

Mã hóa mật khẩu và cài đặt SSL thường bị nhầm lẫn. SSL mã hóa kết nối mạng trong khi mã hóa mật khẩu nhằm mục đích tránh gửi mật khẩu của bạn ở dạng văn bản thuần túy. Nếu đang sử dụng mã hóa SSL, bạn không cần sử dụng mã hóa mật khẩu.

7. Cài đặt kết nối SSL

Để bảo mật, nhiều nhà cung cấp dịch vụ email yêu cầu bạn kết nối với SMTP qua kết nối an toàn. SMTPS hoặc SMTP an toàn sử dụng SSL để bảo đảm kết nối mạng giữa ứng dụng email và máy chủ của bạn. Bạn nên thiết lập tất cả các liên lạc qua email được gửi qua SMTPS.

Trong MS Outlook, bạn chọn tùy chọn “this server requires a secure connection”. Và trong các ứng dụng email khác cũng có tùy chọn tương tự.

Ngoài việc thực hiện cài đặt này, một số máy chủ có thể yêu cầu bạn kết nối trên cổng 465 thay vì cổng 25. Cổng 465 được dành riêng cho kết nối SMTP qua SSL. Nếu cổng 25 và cổng 465 không sử dụng được, hãy thử cổng 587, đây là cổng gửi mail.

8. Do đột ngột gửi 1 số lượng thư nhiều mà trước đó chưa từng gửi nhiều

Tài khoản Gmail của bạn không hay gửi số lượng nhiều nhưng đột nhiên gửi 1 số lượng thư lớn. Điều này khiến Gmail lo sợ, nghi ngờ bạn gửi thư rác gây hại tới nhiều người nên tạm thời chặn lại.

Cách xử lý: Nếu nghi ngờ do nguyên nhân này, bạn có thể chờ 24 tiếng sau để gửi được tiếp và nên gửi thư với tốc độ chậm & số lượng mail ít trước rồi tăng dần lên sau. Uy tín tài khoản của bạn sẽ được xây dựng sau 1 thời gian.  Do chỉ là tạm chặn để kiểm tra nên nếu bạn gửi thư tốt, không gửi thư rác thì bạn sẽ không cần lo lắng, Gmail sẽ mở ra để bạn gửi được nhiều hơn dần qua các ngày sau đó.

9. Do nội dung thư, đường link trong thư kết hợp với uy tín của tài khoản, địa chỉ IP nằm trong blacklist gmail

– Do nội dung thư của bạn trông giống với spam, hoặc nội dung thư đó gần đây bạn gửi bị nhiều người khiếu nại thư rác, kết hợp với việc tài khoản Gmail của bạn có ít tín nhiệm nên Gmail chặn lại. Bạn có thể tham khảo gmail hướng dẫn ở đây: https://support.google.com/mail/answer/8151?hl=vi

Cách xử lý:

+ Thử dùng 1 tài khoản Gmail khác để gửi. Nếu cùng nội dung thư đó tài khoản mới gửi không bị chặn, trong khi tài khoản cũ gửi bị chặn => Do tài khoản của bạn đang bị Gmail đánh giá tín nhiệm thấp, có thể do nguyên nhân số 1 hoặc nguyên nhân số 3.  nếu bạn vẫn muốn dùng tài khoản hiện tại gửi nội dung đó bạn có thể thử làm đơn giản hóa nội dung:

– Nếu bạn đang viết hoa tiêu đề thư theo kiểu THÂN CHÀO QUÝ KHÁCH…, hãy thử viết lại bình thường rồi gửi thử lại 1 thư trước xem thư còn bị chặn không. Gmail không thích tiêu đề thư viết hoa và hay cho thư vào spam.

–  Hãy thử vào mục Thiết lập > Cấu hình và tắt tính năng theo dõi người đọc mail, lượt click link trong mail rồi gửi thử lại 1 thư trước xem thư còn bị chặn không. Nếu sau khi bỏ tích bạn gửi được bình thường thì bạn làm theo hướng dẫn sau để cấu hình lại tên miền theo dõi lượt đọc, lượt click trước khi bật lại tính năng đó.

– Gỡ bớt các link và hình trong thư nếu bạn nghi ngờ, tránh bôi màu lòe loẹt xanh đỏ trong thư.

– Soạn 1 bức thư mới với nội dung chỉ ghi là Gửi thử mail để kiểm tra xem bức thư mới đó có bị chặn không.

10. Do bị khiếu nại thư rác

Nếu bạn đang gửi được nhiều trong 1 thời gian bỗng nhiên thấy gửi được ít đi và hay xuất hiện thông báo này. Khả năng do thư của bạn gửi đi gần đây bị nhiều người nhận khiếu nại thư rác nên Gmail cắt giảm hạn ngạch, tín nhiệm vói tài khoản của bạn.

Cách xử lý: Nếu bạn nghi ngờ cách gửi của mình chưa tốt và có thể làm người nhận khó chịu khiếu nại thư rác. Bạn cần thay đổi lại cách gửi, không gửi thư tới những người không có nhu cầu nhận thư, tránh không gửi đi gửi lại 1 nội dung thư làm người nhận khó chịu khiếu nại thư rác.

11.  Gửi gmail bị chặn, mail bị lỗi không gửi được mail phải làm sao?

Để giảm khả năng thư gửi từ miền của bạn bị chuyển vào thư mục Thư rác hoặc bị Gmail chặn, hãy làm theo các phương pháp hay nhất nêu trong phần này.

• Xác thực email bằng SPF và DKIM được thiết lập một cách nhất quán với nhau ở cấp tổ chức. Nếu bạn sử dụng nhà cung cấp dịch vụ email, hãy xác minh rằng nhà cung cấp đó có hỗ trợ việc này.
• Tốt nhất là bạn nên gửi tất cả các thư từ cùng một địa chỉ IP. Nếu bạn phải gửi từ nhiều địa chỉ IP, hãy sử dụng địa chỉ IP riêng cho mỗi loại thư. Ví dụ: dùng một địa chỉ IP để gửi thông báo về tài khoản và một địa chỉ IP khác để gửi thư quảng cáo.
• Thư thuộc cùng một loại nên có cùng địa chỉ email Từ:. Ví dụ: Thư được gửi từ miền solarmora.com có thể có địa chỉ Từ: như sau:
  • Thư biên nhận bán hàng: banhang@solarmora.com
  • Thư khuyến mãi: khuyenmai@solarmora.com
  • Thư thông báo về tài khoản: canhbao@solarmora.com
• Thư được gửi từ địa chỉ trong danh bạ của người nhận ít có khả năng bị đánh dấu là thư rác hơn.

12. Gửi email đến khách hàng dùng gmail không được xử lý thế nào?

Thông thường, một email bị gửi trả lại hoặc bị từ chối sẽ có một thông báo lỗi đi kèm. Hãy xem qua thông tin chi tiết trong email đó để biết lý do email của bạn không gửi được cho người nhận.

Một số lý do phổ biến bao gồm:

• Địa chỉ email không tồn tại.
• Máy chủ email của người nhận không hoạt động.
• Email có kích thước quá lớn so với hộp thư đến của người nhận.
• Hộp thư đến của người nhận đã đầy.
• Chế độ cài đặt của người nhận không cho phép nhận email từ bạn.
• Email bị nhà cung cấp dịch vụ email của người nhận từ chối hoặc chặn. Điều này có thể xảy ra khi:
  • Bạn gửi email đến một nhóm nhiều người dùng.
  • Thư của bạn bị gắn cờ là thư rác hoặc chứa văn bản hoặc đường liên kết đáng ngờ.

Hoặc bạn tham khảo thêm ở đây : https://support.google.com/a/answer/81126?hl=vi