Giới thiệu FPT Retail
FPT Retail là công ty con thuộc Tập đoàn FPT, hiện đang vận hành hệ thống bán lẻ FPT Shop với hơn 800 cửa hàng trên toàn quốc. Ngoài ra, công ty cũng điều hành Long Châu – chuỗi nhà thuốc dẫn đầu thị trường Việt Nam.
Trong bối cảnh mở rộng nhanh chóng cả về quy mô và số lượng chi nhánh, FPT Retail đối mặt với bài toán lớn về quản lý vận hành, báo cáo kinh doanh, và cộng tác đa điểm trên toàn hệ thống.
Thách thức trước khi chuyển đổi sang Google Workspace
Trước khi hợp tác với Adtimin, FPT Retail sử dụng hệ thống email và báo cáo nội bộ phân tán, với những khó khăn cụ thể:
-
Gửi báo cáo thủ công: Nhân viên cửa hàng nhập báo cáo kinh doanh hàng ngày bằng Excel, gửi qua email cá nhân, gây trùng lặp và sai sót.
-
Thiếu công cụ cộng tác: Không có nền tảng đồng bộ giữa các bộ phận kế toán, kho vận, điều phối – gây chậm trễ phản hồi.
-
Khó kiểm soát dữ liệu: Tài liệu được lưu rải rác trên các máy tính cá nhân hoặc ổ cứng, dễ mất mát và không thể theo dõi lịch sử chỉnh sửa.
-
Không có công cụ hội họp linh hoạt: Các cuộc họp giữa khối vận hành và chuỗi cửa hàng thường phải tổ chức trực tiếp, gây tốn thời gian và chi phí.
Giải pháp toàn diện từ Adtimin với Google Workspace
Để giải quyết các vấn đề trên, FPT Retail đã lựa chọn Adtimin – đối tác uỷ quyền chính thức của Google tại Việt Nam – để triển khai Google Workspace Business Plus, đáp ứng đầy đủ yêu cầu cộng tác, lưu trữ, và bảo mật cho hệ thống quy mô lớn.
Các bước triển khai gồm:
-
Tư vấn và thiết kế kiến trúc hệ thống:
-
Cấu trúc domain email tập trung theo chuẩn:
@fptretail.com.vn, áp dụng alias cho các phòng ban và chuỗi cửa hàng. -
Thiết lập nhóm người dùng theo bộ phận: bán hàng, logistics, kế toán, marketing…
-
-
Đồng bộ hoá dữ liệu:
-
Di chuyển toàn bộ email cũ sang Gmail với Google Migration.
-
Chuẩn hoá hệ thống báo cáo kinh doanh hàng ngày qua Google Sheets và Google Forms.
-
-
Tạo nền tảng cộng tác theo thời gian thực:
-
Google Drive dùng để lưu trữ toàn bộ dữ liệu bán hàng, báo cáo và tài liệu vận hành.
-
Google Chat được tích hợp cho toàn hệ thống, thay thế các nhóm Zalo không kiểm soát.
-
-
Đào tạo và hướng dẫn nhân viên:
-
Adtimin tổ chức các buổi huấn luyện sử dụng Workspace cho từng cấp độ nhân sự.
-
Cung cấp tài liệu hướng dẫn nội bộ và hỗ trợ kỹ thuật 24/7 sau triển khai.
-
Hiệu quả mang lại từ việc triển khai Google Workspace
Sau khi đưa Google Workspace vào vận hành, FPT Retail đạt được nhiều kết quả tích cực rõ rệt:
✅ Tăng 65% tốc độ tổng hợp báo cáo hàng ngày:
Nhân viên cửa hàng sử dụng Google Forms để nhập số liệu, dữ liệu lập tức cập nhật lên Google Sheets trung tâm, loại bỏ quy trình nhập liệu thủ công và gửi email báo cáo.
✅ Tăng độ chính xác và minh bạch dữ liệu:
Không còn tình trạng nhập sai, báo cáo chồng chéo hoặc gửi thiếu. Quản lý cấp trên có thể kiểm tra tiến độ và tình trạng hoạt động của cửa hàng theo thời gian thực.
✅ Tối ưu hoá cộng tác nội bộ:
Nhờ Google Chat và Google Meet, các nhóm điều phối và kế toán không còn mất thời gian chờ đợi phản hồi, có thể tổ chức họp nhanh, chia sẻ tài liệu và xử lý vấn đề ngay lập tức.
✅ Tăng tính bảo mật và kiểm soát dữ liệu:
Với chính sách phân quyền chặt chẽ, chỉ người có trách nhiệm mới truy cập được các tài liệu quan trọng như bảng lương, đơn hàng, hoặc dữ liệu tài chính.
✅ Giảm chi phí vận hành:
Google Workspace giúp giảm đáng kể chi phí cấp email doanh nghiệp cho từng chi nhánh, đồng thời loại bỏ các phần mềm thứ ba không cần thiết trước đây.
Đại diện FPT Retail chia sẻ
“Việc triển khai Google Workspace với sự hỗ trợ của Adtimin đã thay đổi hoàn toàn cách chúng tôi vận hành chuỗi cửa hàng. Mọi thứ đều được tự động, chính xác và dễ kiểm soát hơn nhiều.”
– Đại diện khối Vận hành hệ thống – FPT Retail
Kết luận
Với giải pháp Google Workspace Business Plus, triển khai bởi Adtimin, FPT Retail đã giải quyết triệt để bài toán quản lý thông tin đa điểm, tự động hoá quy trình báo cáo và tạo nên hệ sinh thái làm việc số an toàn – hiệu quả – linh hoạt cho toàn chuỗi.
