Google WorkSpace là công cụ hỗ trợ doanh nghiệp trong môi trường làm việc trực tuyến. Cùng sự tích hợp các ứng dụng của Google để tăng tiện ích cho người dùng.
Thay vì tìm kiếm các ứng dụng hỗ trợ làm việc trực tuyến thì Google Workspace là lựa chọn tốt nhất hiện nay. Với sự tích hợp đa dạng những phần mềm của Google, tính bảo mật cao cùng nhiều tùy chỉnh sẽ đáp ứng tốt nhu cầu sử dụng của từng doanh nghiệp ở các quy mô, lĩnh vực khác nhau.
Google WorkSpace – Công cụ hỗ trợ tối ưu cho doanh nghiệp
Google Workspace là gì?
Google Workspace là không gian làm việc trên đám mây với sự hội tụ đầy đủ các phần mềm của Google. Cụ thể như Gmail, Google Drive, Google Hangouts, Google Calendar, và Google Docs. Trong google workspace, người dùng sẽ chia sẻ tài liệu, trao đổi tin nhắn và tạo các cuộc họp nhóm. Từ đó tạo nên môi trường làm việc năng động, mọi người cùng hỗ trợ nhau để tạo ra kết quả tốt nhất cho doanh nghiệp.
Vì sao mọi doanh nghiệp đều dùng Google Workspace?
Nhu cầu lưu trữ thông tin và làm việc thông qua mạng internet ngày càng phổ biến. Trong số đó, ứng dụng Google Workspace luôn là lựa chọn hàng đầu cho các doanh nghiệp để tăng hiệu quả làm việc, cải thiện sự cộng tác của tập thể nhân viên và nhất là đảm bảo bảo mật dữ liệu.
Cộng tác theo thời gian thực
Google Workspace cho phép nhiều người dùng cùng chỉnh sửa và làm việc trên các tài liệu (Docs, Sheets, Slides) trong thời gian thực. Điều này giúp giảm thiểu việc gửi qua lại tài liệu và tăng tính tương tác giữa các thành viên trong nhóm, nâng cao chất lượng công việc.
Tiết kiệm chi phí
So với việc đầu tư vào phần mềm và máy chủ tại chỗ, Google Workspace hoạt động dựa trên nền tảng đám mây, giúp doanh nghiệp giảm thiểu chi phí đầu tư phần cứng, bảo trì và quản lý dữ liệu. Các gói dịch vụ của Google Workspace rất đa dạng, dễ tiếp cận cho các doanh nghiệp từ nhỏ đến lớn.
Google Workspace tích hợp và liên kết các công cụ chặt chẽ với nhau
Các công cụ như Gmail, Drive, Calendar và Google Meet được tích hợp liền mạch trong Google Workspace. Từ đó giúp nhân viên dễ dàng chuyển đổi giữa các ứng dụng để quản lý công việc, họp trực tuyến và trao đổi thông tin mà không gặp rắc rối.
Bảo mật dữ liệu mạnh mẽ
Google cung cấp các biện pháp bảo mật hàng đầu như xác thực hai yếu tố (2FA), mã hóa dữ liệu khi lưu trữ. Đồng thời thực hiện kiểm soát quyền truy cập cho từng tài liệu và quản lý người dùng. Vì thế, doanh nghiệp có thể yên tâm về an toàn thông tin, giảm thiểu rủi ro bị tấn công mạng hoặc rò rỉ dữ liệu.
Khả năng làm việc từ xa
Google Workspace dựa trên nền tảng đám mây, giúp nhân viên có thể truy cập và làm việc từ bất kỳ đâu, trên mọi thiết bị có kết nối internet. Điều này rất cần thiết cho sự phát triển của xã hội hiện nay, tăng hiệu quả công việc mà không cần phải di chuyển đến văn phòng.
Google Workspace giúp người dùng làm việc từ xa hiệu quả
Khả năng mở rộng dễ dàng
Google Workspace linh hoạt với từng quy mô của các doanh nghiệp. Cụ thể là bạn có thể dễ dàng thêm người dùng mới, nâng cấp dung lượng lưu trữ và cập nhật thêm các tính năng theo nhu cầu mà không gặp vấn đề phức tạp về kỹ thuật.
Cải thiện giao tiếp và tổ chức công việc
Các công cụ như Gmail, Google Meet và Google Calendar giúp doanh nghiệp tổ chức và quản lý công việc dễ dàng hơn. Lịch họp, nhắc nhở, cuộc họp trực tuyến và liên lạc qua email đều được đồng bộ hóa và tích hợp giúp bạn làm việc hiệu quả và tránh bị bỏ lỡ thông tin quan trọng.
Dễ sử dụng và triển khai
Giao diện của Google Workspace thân thiện với người dùng, đặc biệt với những người đã quen thuộc với Gmail và các dịch vụ của Google. Điều này giúp rút ngắn thời gian đào tạo và triển khai cho doanh nghiệp.
Google Workspace dễ tùy chỉnh theo ý người dùng
Google Workspace với tính tùy chỉnh cao và dễ quản lý
Google Admin Console cung cấp tính năng quản lý người dùng, thiết bị truy cập và bảo mật dữ liệu một cách toàn diện và linh hoạt. Doanh nghiệp có thể tùy chỉnh các tính năng phù hợp với nhu cầu và quy mô kinh doanh của mình.
Hỗ trợ và cập nhật liên tục
Google không ngừng cải tiến và cập nhật các tính năng mới cho Google Workspace. Cùng với đó là dịch vụ hỗ trợ kỹ thuật cũng được đảm bảo với từng gói. Từ đó giúp doanh nghiệp giải quyết các vấn đề nhanh chóng và hiệu quả trong quá trình sử dụng những tính năng của Google Workspace.
Google Workspace có những ứng dụng gì?
Google Workspace không chỉ cung cấp hàng loạt các ứng dụng hỗ trợ doanh nghiệp làm việc mà còn hỗ trợ giao tiếp với tập thể và cộng tác cùng nhau trong môi trường online. Dưới đây là các ứng dụng chính trong Google Workspace.
Google Workspace có rất nhiều ứng dụng hữu ích cho các doanh nghiệp
Gmail
Bạn có thể đặt tên cho hộp thư điện tử doanh nghiệp của mình một cách chuyên nghiệp hơn, có đuôi tên miền. Từ đó giúp thể hiện sự uy tín của đơn vị mình trong mắt khách hàng, đối tác. Bên cạnh đó, gmail còn có tính năng lọc thư rác, chức năng tìm kiếm thông minh, các tính năng bảo mật cao và dung lượng lưu trữ lớn.
Google Drive
Đây là không gian dùng để lưu trữ và chia sẻ tệp trực tuyến, hỗ trợ nhân viên cùng cộng tác trên các tài liệu, bảng tính và tệp thuyết trình. Theo đó là dung lượng lưu trữ từ 30GB đến không giới hạn tùy gói dịch vụ. Bạn có thể truy cập tệp từ bất cứ đâu, chia sẻ dễ dàng với đồng nghiệp. Nhất là quyền quản lý quyền truy cập để tăng tính bảo mật, riêng tư cho doanh nghiệp.
Google Docs
Đây là ứng dụng soạn thảo văn bản trực tuyến, cho phép nhiều người cùng làm việc trên cùng một tài liệu trong thời gian thực. File này sẽ tự động lưu trữ và còn hỗ trợ người dùng chỉnh sửa ngoại tuyến.
Google Sheets
Đây là ứng dụng bảng tính trực tuyến, tích hợp biểu đồ và các hàm tính toán. Ngoài ra còn có tính năng cộng tác theo thời gian thực nên rất phù hợp để doanh nghiệp quản lý dữ liệu, kế hoạch tài chính và thực hiện làm các báo cáo.
Google Slides
Nền tảng thuyết trình trực tuyến của google này tích hợp nhiều template sẵn có, hỗ trợ chèn video, hình ảnh, biểu đồ. Cùng với tính năng cộng tác trong thời gian thực nên rất tiện cho việc chỉnh sửa mọi lúc.
Google Meet
Công cụ họp trực tuyến này sẽ tạo ra các cuộc họp video với chất lượng cao. Theo đó là khả năng tổ chức cuộc họp lên đến hàng trăm người tham gia (tùy gói dịch vụ), và tích hợp chia sẻ màn hình, ghi âm cuộc họp.
Google Chat
Chức năng của ứng dụng này là hỗ trợ trò chuyện nhóm, chia sẻ tệp. Ngoài ra còn tích hợp với các ứng dụng khác như Google Drive, Google Meet để tiện hơn khi trao đổi công việc.
Google Calendar
Ứng dụng quản lý lịch biểu và lên kế hoạch sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng tạo và chia sẻ sự kiện, cuộc họp, gửi lời mời và thông báo nhắc nhở. Ngoài ra còn đồng bộ hóa với Gmail để tiện cho việc xem hay chia sẻ các tài liệu.
Google Forms
Ứng dụng tạo biểu mẫu và khảo sát trực tuyến sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng thu thập và phân tích dữ liệu. Trong ứng dụng này còn hỗ trợ các loại câu hỏi đa dạng, tích hợp với Google Sheets để tự động lưu kết quả.
Google Sites
Đây là công cụ tạo website đơn giản cho doanh nghiệp hoặc dự án nội bộ. Người dùng không cần kiến thức lập trình, thay vào là đó thao tác kéo và thả các thành phần để tạo nên trang web cho riêng mình.
Google Keep
Ứng dụng này sẽ giúp doanh nghiệp ghi chú nhanh mọi thứ, tạo danh sách việc cần làm. Bên cạnh đó, nó còn tích hợp với Google Docs và Google Calendar để tiện quản lý các nhiệm vụ.
Google Tasks
Đây là ứng dụng quản lý tác vụ cá nhân và nhóm. Nó được tích hợp với Gmail và Google Calendar để theo dõi tiến độ công việc, tạo và chỉnh sửa danh sách công việc.
Google Vault
Ứng dụng này dùng để quản lý và lưu trữ dữ liệu cho doanh nghiệp. Bao gồm các email, tin nhắn, tệp và những thông tin quan trọng của bạn.
Google Admin Console
Đây là công cụ quản lý người dùng và thiết bị trong doanh nghiệp. Bạn sẽ dễ dàng quản lý tài khoản người dùng, nhóm, quyền truy cập và bảo mật cho toàn bộ hệ thống Google Workspace.
Google Jamboard
Đây là bảng trắng trực tuyến phục vụ cho việc cộng tác trực quan. Cụ thể là dùng để phác thảo ý tưởng, cộng tác nhóm và nó còn được tích hợp với các ứng dụng Google khác để tiện hơn trong quá trình làm việc.
Google AppSheet
Đây là nền tảng phát triển ứng dụng mà không cần mã hóa. Thông qua đó, bạn có thể tạo ứng dụng từ dữ liệu Google Sheets nhằm tự động hóa các nhiệm vụ và quy trình hoạt động của công ty mình.
Google Workspace có những gói nào?
Mỗi doanh nghiệp sẽ có những quy mô hoạt động khác nhau, nhu cầu sử dụng Google Workspace cũng sẽ khác. Vì thế, Google đã tạo ra nhiều gói dịch vụ với các mức giá, tính năng khác nhau để khách hàng dễ lựa chọn sao cho phù hợp.
Google Workspace có 4 gói với những tính năng hữu ích cho doanh nghiệp
Business Starter
- Giá: 73.000 vnđ/người dùng/tháng
- Bộ nhớ: 30 GB/người dùng
- Email doanh nghiệp bảo mật
- Hỗ trợ tạo cuộc họp video tối đa 100 người tham gia.
Business Standard
- Giá: 178.000 vnđ/người dùng/tháng
- Bộ nhớ: 2 TB/người dùng
- Họp video cho phép 150 người tham gia, có tính năng ghi lại cuộc họp và khử tiếng ồn
- Tích hợp công cụ quản lý bảo mật và quyền truy cập nâng cao.
Business Plus
- Giá: 423.000 vnđ/người dùng/tháng
- Bộ nhớ: 5 TB/người dùng
- Họp video cho phép 500 người tham gia, có tính năng ghi lại cuộc họp và theo dõi số người tham dự
- Tính năng bảo mật nâng cao như quản lý thiết bị và bảo vệ dữ liệu nhạy cảm.
Enterprise
- Giá: tùy theo nhu cầu sử dụng cụ thể của doanh nghiệp
- Bộ nhớ: 5 TB/người dùng và có thể yêu cầu thêm dung lượng
- Họp video cho phép 1000 người tham dự, có tính năng ghi lại cuộc họp và phát trực tiếp trong miền
- Tính năng bảo mật và quản lý nâng cao hơn, bao gồm kiểm soát truy cập và bảo mật dữ liệu toàn diện.
- Hỗ trợ video họp với tối đa 500 người tham gia và tính năng ghi âm cuộc họp.
Tất cả các gói trên đều được truy cập vào các ứng dụng như Gmail, Google Drive, Google Docs, Sheets, Slides và Meet.
Chọn gói Google WorkSpace như thế nào phù hợp?
Để chọn gói Google Workspace phù hợp, doanh nghiệp cần xem xét nhiều yếu tố. Cụ thể là các tiêu chí dưới đây.
Chọn gói Google WorkSpace như thế nào phù hợp?
Quy mô doanh nghiệp
Các doanh nghiệp nhỏ, dưới 10 nhân viên thì thường cần bộ công cụ đơn giản và chi phí hợp lý. Gói Business Starter thường là lựa chọn phù hợp vì cung cấp đầy đủ các công cụ cơ bản như Gmail, Drive, Calendar, Meet cùng các công cụ cộng tác cơ bản cần có cho nhu cầu kinh doanh.
Đối với doanh nghiệp có quy mô vừa, từ 10 đến 30 nhân viên thì cần nhiều dung lượng lưu trữ hơn, tính năng cộng tác nâng cao và quản lý bảo mật hiệu quả. Gói Business Standard hoặc Business Plus sẽ cung cấp nhiều tính năng bổ sung và rất phù hợp cho doanh nghiệp này.
Với doanh nghiệp lớn, trên 300 nhân viên luôn cần bảo mật cao, lưu trữ không giới hạn và nhiều tùy chỉnh nâng cao thì gói Enterprise sẽ là lựa chọn tối ưu. Nó cung cấp các tính năng bảo mật tiên tiến, quản lý người dùng chi tiết và khả năng tổ chức các cuộc họp lớn cùng với các báo cáo phân tích chi tiết.
Nhu cầu lưu trữ
Mỗi gói Google Workspace sẽ có những dung lượng lưu trữ nhiều hay ít. Doanh nghiệp có thể xem xét lượng thông tin mình sẽ có để chọn gói sản phẩm cho phù hợp.
- Business Starter: Cung cấp 30GB lưu trữ, phù hợp với doanh nghiệp nhỏ hoặc cá nhân với nhu cầu lưu trữ trung bình.
- Business Standard: Cung cấp 2TB lưu trữ, thích hợp cho các doanh nghiệp có nhu cầu lưu trữ tài liệu, email và các dữ liệu khác lớn hơn.
- Business Plus: Cung cấp 5TB, phù hợp với doanh nghiệp có nhu cầu lưu trữ dữ liệu lớn.
- Enterprise: Cung cấp dung lượng lưu trữ không giới hạn (hoặc giới hạn cao hơn nhiều), thích hợp cho các doanh nghiệp quy mô lớn với nhu cầu lưu trữ dữ liệu khổng lồ.
Yêu cầu về bảo mật và quản lý
Nếu doanh nghiệp không có yêu cầu cao về bảo mật thì Business Starter hoặc Business Standard có thể đủ dùng. Các gói này cung cấp bảo mật cơ bản như mã hóa dữ liệu và xác thực hai bước.
Trường hợp doanh nghiệp có yêu cầu cao về bảo mật và quản lý người dùng nên xem xét Business Plus hoặc Enterprise, vì các gói này cung cấp các tính năng bảo mật cao cấp, hiện đại hơn.
- DLP (Data Loss Prevention) – ngăn chặn rò rỉ dữ liệu.
- Vault – lưu trữ và tìm kiếm dữ liệu.
- Quản lý nâng cao đối với các thiết bị của người dùng.
- Phân tích bảo mật và báo cáo chi tiết.
Khả năng tổ chức họp và cộng tác
Bạn cũng nên xem xét doanh nghiệp của mình cần có nhiều cuộc họp online, cần trao đổi online nhiều hay không. Như vậy sẽ chọn gói cung cấp tính năng tương ứng để đem lại hiệu quả cao.
- Business Starter phù hợp với doanh nghiệp nhỏ với nhu cầu tổ chức họp trực tuyến không quá lớn, khoảng 100 người tham gia.
- Business Standard hỗ trợ cuộc họp lên đến 150 người tham gia, có thể ghi lại cuộc họp, phù hợp cho doanh nghiệp có nhu cầu họp trực tuyến thường xuyên.
- Business Plus giúp tổ chức cuộc họp lên đến 500 người, phù hợp cho các doanh nghiệp tổ chức các cuộc họp lớn và cần các tính năng cộng tác nâng cao.
- Enterprise có thể tạo cuộc họp với quy mô lớn, kèm theo các tính năng cộng tác và bảo mật cao cấp.
Cách Đăng ký nhanh Google Workspace
- Truy cập vào trang đăng ký của Google Workspace.
- Chọn gói Google Workspace phù hợp với nhu cầu sử dụng của doanh nghiệp bạn
- Nhập thông tin liên hệ và tên miền muốn dùng để tạo email doanh nghiệp
- Tạo thông tin đăng nhập và thiết lập tài khoản Google Workspace
- Hoàn tất thông tin thanh toán để kích hoạt tài khoản
Google Workspace và Google G Suite có khác nhau không?
Google Workspace và Google G Suite thực chất là cùng một dịch vụ, nhưng Google đã đổi tên từ “G Suite” thành “Google Workspace” vào tháng 10 năm 2020. Sự thay đổi này không chỉ là về tên gọi mà còn bao gồm một số cải tiến và nhiều tính năng mới để hỗ trợ làm việc từ xa và cộng tác tốt hơn, được hàng triệu người dùng tham gia.
Đăng ký Google Workspace tại Adtimin – Đối tác uỷ quyền Google Cloud tại Việt Nam
Google Workspace được cung cấp bởi Google nên sự thân thiện và tính đồng bộ được nhiều người dùng đánh giá cao. Nhằm đảm bảo chất lượng khi sử dụng thì bạn nên tìm đơn vị cung cấp sản phẩm có chất lượng, đáng tin cậy.
Adtimin hiện là đối tác ủy quyền của Google Cloud tại Việt Nam nên mọi sản phẩm của Google luôn đảm bảo đầy đủ các tính năng. Cùng với sự hỗ trợ kỹ thuật chuyên nghiệp, tận tâm sẽ giúp người dùng tận dụng tốt các ứng dụng có trong Google Workspace để tăng hiệu suất trong công việc.
Với tất cả những thông tin trên đã phần nào giúp bạn thấy rõ sự tiện ích của Google Workspace mang lại cho các doanh nghiệp. Vậy còn chần chừ gì mà không nhanh tay đăng ký tài khoản tại Adtimin để sử dụng mọi tính năng hữu ích của Google cho công ty của mình.
