Bạn có chắc dữ liệu doanh nghiệp mình đang an toàn tuyệt đối?
Một email bị xóa nhầm, một tài khoản bị hack, hay chỉ đơn giản là nhân viên nghỉ việc – và toàn bộ dữ liệu quan trọng có thể “bốc hơi” mãi mãi.

👉 Đó là lý do vì sao backup dữ liệu trên Google Workspace không chỉ là khuyến nghị – mà là nhiệm vụ bắt buộc nếu bạn thật sự quan tâm đến an toàn thông tin doanh nghiệp.

Hãy cùng Adtimin.vn khám phá toàn bộ cách sao lưu dữ liệu Google Workspace – từ đơn giản đến chuyên sâu – để bạn chủ động bảo vệ dữ liệu trước khi có sự cố xảy ra.

Click để xem mục lục

❗ 1. Vì sao doanh nghiệp bắt buộc phải backup dữ liệu Google Workspace?

Google Workspace mạnh – nhưng không phải “bất khả chiến bại”.
Hạ tầng Google bảo mật tốt, đúng. Nhưng Google không chịu trách nhiệm nếu:

Nhân viên xóa nhầm email, tệp quan trọng
Ai đó chia sẻ nhầm dữ liệu nội bộ ra ngoài
Hacker chiếm tài khoản và xóa sạch dữ liệu
Người quản trị vô tình xóa user, dữ liệu biến mất theo

👉 Bạn cần nhớ:

“Google giữ hệ thống, nhưng bạn phải giữ dữ liệu.”

🧰 2. Các cách backup dữ liệu Google Workspace (từ cơ bản đến chuyên nghiệp)

🟢 Cách 1: Backup bằng Google Takeout (miễn phí, phù hợp cá nhân)

Nếu bạn chỉ cần sao lưu Gmail, Drive hoặc danh bạ của một vài tài khoản, Google Takeout là công cụ tiện lợi và đơn giản.

Cách thực hiện:

Truy cập https://takeout.google.com
Chọn dữ liệu muốn backup: Gmail, Drive, Calendar…
Chọn định dạng (ZIP/TGZ), kích thước gói, cách nhận liên kết
Chờ vài phút đến vài giờ, nhận link tải về email

✅ Ưu điểm:

Miễn phí
Dễ dùng

❌ Nhược điểm:

Không tự động
Không dành cho quy mô lớn hoặc toàn hệ thống

🟡 Cách 2: Backup thông minh bằng Google Vault (dành cho gói Business Plus & Enterprise)

Google Vault là “két sắt số” cực mạnh dành cho các doanh nghiệp cần lưu trữ lâu dài, tìm kiếm, khôi phục dữ liệu kể cả khi bị xóa.

Tính năng nổi bật:

Lưu giữ toàn bộ email, Drive, Chat (bao gồm cả đã xóa)
Thiết lập chính sách giữ dữ liệu theo thời gian, phòng pháp lý
Dễ dàng tìm kiếm và xuất dữ liệu cho mục đích điều tra hoặc khôi phục

📌 Vault không cần cài thêm phần mềm, hoạt động âm thầm, không ảnh hưởng người dùng.

❗ Chỉ có ở gói:
🔹 Business Plus
🔹 Enterprise Standard / Plus

🔴 Cách 3: Backup định kỳ, tự động bằng phần mềm chuyên dụng

Bạn không thể ngồi sao lưu từng tài khoản thủ công mỗi tuần. Do đó, nếu bạn là doanh nghiệp từ 10 người trở lên – hãy dùng phần mềm backup tự động, như:

Công cụ	Tính năng mạnh
Afi.ai	AI phát hiện sự cố, backup thông minh
Spanning Backup	Backup Gmail, Drive, Calendar mỗi ngày
Backupify (Datto)	Khôi phục phiên bản cũ, chống ransomware
SysCloud	Có cả báo cáo bảo mật & phân tích dữ liệu

✅ Ưu điểm:

Tự động sao lưu hàng ngày
Khôi phục tức thì từng file/email
Có báo cáo định kỳ, theo dõi dễ dàng

👉 Adtimin là đối tác triển khai chính thức các giải pháp này tại Việt Nam – có thể setup cho bạn chỉ trong 1 ngày.

📂 3. Những dữ liệu quan trọng cần backup trong Google Workspace

Thành phần	Mức độ quan trọng	Có thể backup?
Gmail (email công việc)	🌟🌟🌟🌟🌟	✅
Google Drive (file, tài liệu)	🌟🌟🌟🌟🌟	✅
Danh bạ (Google Contacts)	🌟🌟🌟🌟	✅
Lịch làm việc (Calendar)	🌟🌟🌟	✅
Google Chat nội bộ	🌟🌟	🔶 Chỉ Vault
Tài liệu Google Sites, Keep	🌟🌟	🔶 Có giới hạn

⚠️ 4. Những hiểu lầm tai hại khiến nhiều công ty mất trắng dữ liệu

❌ “Google tự backup cho tôi rồi mà…”
→ Không! Google chỉ giữ dữ liệu trên hạ tầng của họ, nhưng xóa nhầm, lộ file, nhân viên nghỉ việc thì bạn phải tự lo.

❌ “Xóa rồi vẫn tìm lại trong thùng rác là được”
→ Gmail chỉ giữ trong Trash 30 ngày, sau đó mất hoàn toàn

❌ “Chắc mình không bị đâu…”
→ Sự cố không báo trước. Và đến khi bị, bạn sẽ hối tiếc vì không backup sớm.

💡 Case thực tế: Một công ty mất sạch 6 tháng hợp đồng vì không backup

Một khách hàng của Adtimin – công ty logistics – xảy ra tranh chấp nội bộ, nhân sự nghỉ việc đã xóa toàn bộ Gmail và Drive. Vì họ chỉ dùng gói Business Starter, không có Vault và không có phần mềm backup.

Kết quả:
❌ Không thể khôi phục email
❌ Không còn hợp đồng
❌ Thiệt hại hàng trăm triệu đồng

Sau vụ đó, họ đã nâng lên gói Plus + dùng Spanning Backup do Adtimin triển khai.

🎯 Giải pháp nào phù hợp cho doanh nghiệp bạn?

Doanh nghiệp	Gợi ý backup
< 5 người	Google Takeout thủ công
5 – 50 người	Vault + Afi.ai hoặc Spanning
> 50 người	Vault + Backupify + chính sách bảo mật nâng cao
Cần tuân thủ pháp lý	Vault bắt buộc, lưu lâu dài

📞 Liên hệ Adtimin – Tư vấn & triển khai backup Google Workspace

Bạn cần:
✔️ Tư vấn giải pháp backup phù hợp?
✔️ Triển khai Vault hoặc phần mềm backup tự động?
✔️ Hỗ trợ kỹ thuật bằng tiếng Việt?

➡️ Adtimin.vn – Đối tác Google Workspace chính thức tại Việt Nam

🌐 Website: www.adtimin.vn
📞 Hotline: 0918.437.227 – 0917.457.337
📧 Email: contact@adtimin.vn

Đánh giá post