Shared Drive trên Google Workspace Business Starter và Business Standard khác nhau như thế nào? So sánh chi tiết dung lượng, phân quyền, quản trị và nên chọn gói nào cho doanh nghiệp.

Shared Drive là gì?

Shared Drive là tính năng lưu trữ dùng chung trong Google Workspace, cho phép nhiều thành viên cùng truy cập, chỉnh sửa và quản lý tài liệu của doanh nghiệp.

Khác với Google Drive cá nhân, toàn bộ file trong Shared Drive thuộc về công ty chứ không thuộc về một nhân viên cụ thể. Khi nhân viên nghỉ việc hoặc bị xóa tài khoản, dữ liệu vẫn nằm trong Shared Drive và không bị mất.

Đây là lý do hầu hết doanh nghiệp triển khai Google Workspace đều cần Shared Drive để:

• Lưu trữ tài liệu phòng ban
• Quản lý hợp đồng, báo giá, hồ sơ khách hàng
• Chia sẻ dữ liệu nội bộ
• Tránh thất lạc file khi nhân viên nghỉ việc
• Phân quyền truy cập theo từng bộ phận

Tuy nhiên, không phải gói Google Workspace nào cũng có Shared Drive giống nhau. Tính năng Shared Drive trên Business Starter và Business Standard khác biệt khá lớn.

Shared Drive trên Business Starter và Business Standard khác nhau ở đâu?

Trong phiên bản Google Workspace Business Standard, Shared Drive (Bộ nhớ dùng chung) là một trong những nâng cấp quan trọng nhất so với gói Starter, giúp doanh nghiệp quản lý dữ liệu tập trung và chuyên nghiệp hơn.

Dưới đây là các tính năng nổi bật của Shared Drive trên gói Business Standard:

1. Quyền sở hữu tệp tin thuộc về tổ chức

Khác với “My Drive” (Bộ nhớ của tôi) nơi tệp thuộc về cá nhân người tạo, trong Shared Drive:

• Quyền sở hữu tập thể: Mọi tệp tin đều thuộc về nhóm/tổ chức. Nếu một nhân viên nghỉ việc và tài khoản bị xóa, các tệp tin họ đã tạo vẫn nằm lại Shared Drive, không bị mất đi.

• Quản lý tập trung: Admin có thể kiểm soát toàn bộ dữ liệu mà không phụ thuộc vào cá nhân nào.

2. Dung lượng lưu trữ lớn (Pooled Storage)

• 2 TB cho mỗi người dùng: Gói Business Standard cung cấp 2 TB dung lượng cho mỗi giấy phép (license).

• Bộ nhớ dùng chung (Pooled Storage): Tổng dung lượng sẽ được cộng dồn vào một “kho” chung cho toàn công ty. Ví dụ, công ty có 10 người sẽ có tổng cộng 20 TB để dùng chung, giúp các dự án lớn về video, hình ảnh không lo bị cạn kiệt dung lượng cá nhân.

3. Phân quyền chi tiết (Granular Permissions)

Shared Drive cho phép quản trị viên gán các vai trò khác nhau cho thành viên để bảo mật dữ liệu:

• Quản lý (Manager): Có toàn quyền quản lý thành viên, cài đặt và tệp.

• Quản lý nội dung (Content Manager): Có thể thêm, chỉnh sửa, di chuyển và xóa tệp (đây là quyền mặc định cho thành viên).

• Người đóng góp (Contributor): Chỉ có thể thêm và chỉnh sửa tệp, không thể xóa hoặc di chuyển chúng.

• Người nhận xét (Commenter) & Người xem (Viewer): Chỉ có quyền xem hoặc để lại phản hồi.

4. Kiểm soát bảo mật nâng cao

Admin có thể thiết lập các giới hạn nghiêm ngặt cho từng Shared Drive để ngăn chặn rò rỉ dữ liệu:

• Ngăn chia sẻ ra bên ngoài: Cấm chia sẻ tệp cho những người không thuộc tên miền công ty.

• Hạn chế quyền của người xem: Ngăn chặn người xem (Viewer/Commenter) tải xuống, in hoặc sao chép tệp tin.

• Khôi phục dữ liệu: Admin có khả năng khôi phục các tệp đã bị xóa trong vòng 30 ngày từ thùng rác của Shared Drive.

5. Tìm kiếm và Truy cập nhanh chóng

• Tìm kiếm thông minh: Tính năng tìm kiếm trong Shared Drive cho phép lọc theo người tạo, loại tệp hoặc ngày chỉnh sửa một cách chính xác.

• Drive for Desktop: Nhân viên có thể đồng bộ Shared Drive trực tiếp với máy tính (Windows/macOS), giúp thao tác với các tệp tin nặng như thiết kế, video dễ dàng như đang dùng ổ cứng cục bộ.

6. Sự khác nhau của 2 gói này khi dùng Drive for Desktop là gì?

Khi sử dụng Drive for Desktop (ứng dụng Google Drive trên máy tính), sự khác biệt lớn nhất giữa gói Business Starter và Business Standard nằm ở khả năng truy cập và quản lý dữ liệu trong môi trường làm việc nhóm.

Dưới đây là 3 điểm khác biệt cốt lõi:

1. Sự xuất hiện của Shared Drive (Bộ nhớ dùng chung) trên máy tính

Đây là khác biệt quan trọng nhất về trải nghiệm người dùng:

• Business Standard: Khi cài Drive for Desktop, bạn sẽ thấy xuất hiện thêm một phân vùng (ổ đĩa) gọi là “Shared Drives” bên cạnh “My Drive”. Bạn có thể thao tác kéo-thả, mở file trực tiếp từ Shared Drive này như một ổ cứng mạng của công ty.

• Business Starter: Mặc dù gói này hiện đã được Google cho phép xem Shared Drive, nhưng nó bị giới hạn rất nhiều. Người dùng Starter thường chỉ có quyền xem hoặc thêm file đơn giản, không thể tạo thư mục mới trên PC. Nếu tổ chức của bạn cần cộng tác sâu (như làm việc trên các file thiết kế, dựng video chung), gói Starter sẽ rất bất tiện vì không hỗ trợ đầy đủ các quyền quản lý tệp tin trong môi trường desktop.

2. Dung lượng bộ nhớ đệm và Đồng bộ hóa (Pooled Storage)

Drive for Desktop có cơ chế “Stream” (truy cập file trực tuyến mà không tốn dung lượng ổ cứng máy tính).

• Business Standard (2 TB/user): Với dung lượng lớn và tính năng Bộ nhớ gộp (Pooled Storage), bạn có thể thoải mái “Stream” hàng Terabyte dữ liệu của công ty về máy tính để làm việc mà không lo tài khoản cá nhân bị báo đầy.

• Business Starter (30 GB/user): Dung lượng cực kỳ hạn chế. Nếu bạn làm việc với các file media hoặc dữ liệu lớn qua Drive for Desktop, bộ nhớ sẽ hết rất nhanh, khiến việc đồng bộ hóa bị ngắt quãng hoặc không thể tải thêm dữ liệu mới lên từ máy tính.

3. Khả năng ghi âm/ghi hình cuộc họp (Google Meet)

Dù đây là tính năng của Meet, nhưng nó ảnh hưởng trực tiếp đến Drive for Desktop:

• Business Standard: Cho phép ghi hình cuộc họp. Video này tự động lưu vào một thư mục trên Drive. Bạn có thể thấy video này xuất hiện ngay lập tức trong thư mục Drive trên máy tính để chỉnh sửa hoặc gửi cho khách hàng.

• Business Starter: Không có tính năng này, do đó quy trình làm việc từ họp hành đến quản lý file trên máy tính bị rời rạc hơn.

Bảng tóm tắt khi dùng trên máy tính:

Shared Drive trong Business Starter hoạt động như thế nào?

Business Starter vẫn cho phép tạo Shared Drive để nhiều người cùng sử dụng. Ví dụ công ty có thể tạo:

• Shared Drive Kế toán
• Shared Drive Kinh doanh
• Shared Drive Hồ sơ khách hàng
• Shared Drive Marketing

Nhân viên được cấp quyền sẽ có thể truy cập, xem hoặc chỉnh sửa file.

Tuy nhiên, Business Starter chỉ phù hợp khi:

• Công ty có ít người
• Dữ liệu không quá nhiều
• Không cần kiểm soát bảo mật phức tạp
• Chỉ cần nơi lưu file chung đơn giản

Ví dụ một công ty 3–5 nhân viên dùng để lưu hợp đồng, bảng báo giá, file Word và Excel thì Business Starter vẫn đáp ứng được.

Điểm hạn chế lớn nhất của Shared Drive Business Starter

Mặc dù có Shared Drive, nhưng Business Starter bị giới hạn rất nhiều về quản trị.

Khi một người có quyền xem hoặc chỉnh sửa file, họ thường sẽ:

• Tải file xuống máy được
• In tài liệu được
• Copy file sang nơi khác được
• Chia sẻ tiếp cho người khác được
• Tạo thư mục con rồi chia sẻ ra ngoài

Điều này khiến doanh nghiệp khó kiểm soát dữ liệu nội bộ.

Ví dụ:

Bạn gửi bảng báo giá, hợp đồng hoặc file khách hàng cho nhân viên xem. Với Business Starter, nhân viên hoàn toàn có thể tải toàn bộ dữ liệu xuống máy cá nhân.

Nếu nhân viên nghỉ việc hoặc gửi file ra ngoài, doanh nghiệp gần như không có cách ngăn chặn.

Shared Drive trên Business Standard mạnh hơn như thế nào?

Business Standard có đầy đủ Shared Drive nâng cao, gần giống một hệ thống quản lý dữ liệu doanh nghiệp chuyên nghiệp.

Ngoài các quyền cơ bản như xem hoặc chỉnh sửa, Business Standard cho phép quản trị viên kiểm soát rất sâu.

Doanh nghiệp có thể:

• Chặn tải file xuống
• Chặn copy
• Chặn in
• Chặn chia sẻ tiếp
• Chỉ cho phép truy cập từ một số người hoặc nhóm
• Giới hạn ai được tạo Shared Drive mới
• Kiểm soát việc di chuyển file ra khỏi Shared Drive
• Phân quyền theo từng phòng ban hoặc từng nhóm nhân sự

So sánh phân quyền Shared Drive giữa Starter và Standard

Ví dụ phân quyền thực tế trong Business Standard

Giả sử công ty có một Shared Drive tên là “Kế toán”.

Doanh nghiệp có thể phân như sau:

• Kế toán trưởng: Manager
• Nhân viên kế toán: Contributor
• Ban giám đốc: Viewer
• Khách kiểm toán: Viewer tạm thời

Ngoài ra còn có thể thiết lập:

• Ban giám đốc được xem nhưng không được tải file
• Khách kiểm toán chỉ xem trong 7 ngày
• Nhân viên kế toán không được chia sẻ tài liệu ra ngoài công ty
• Chỉ email thuộc domain công ty mới được truy cập

Những tính năng này gần như không thể làm được trên Business Starter.

Tại sao Business Standard phù hợp hơn với doanh nghiệp?

Khi doanh nghiệp phát triển, số lượng file sẽ tăng rất nhanh:

• Hợp đồng
• Báo giá
• Hồ sơ khách hàng
• Video
• Hình ảnh
• File thiết kế
• Tài liệu dự án

Nếu dùng Business Starter, tổng dung lượng chỉ có 30 GB/người. Ví dụ 10 nhân viên thì cả công ty chỉ có 300 GB.

300 GB thường sẽ đầy rất nhanh nếu công ty lưu:

• File PDF lớn
• Hình ảnh sản phẩm
• File thiết kế Photoshop
• Video nội bộ
• Hồ sơ scan

Trong khi đó, Business Standard có 2 TB/người.

Ví dụ:

Chỉ riêng dung lượng đã chênh lệch rất lớn.

Trường hợp nào nên dùng Business Starter?

Bạn có thể chọn Business Starter nếu:

• Công ty dưới 5 nhân viên
• Chỉ cần lưu tài liệu cơ bản
• Không có nhiều dữ liệu
• Không cần kiểm soát bảo mật cao
• Muốn tiết kiệm chi phí

Ví dụ:

• Công ty mới thành lập
• Văn phòng nhỏ
• Nhóm bán hàng ít người
• Doanh nghiệp chỉ dùng email và lưu vài file cơ bản

Trường hợp nào nên nâng cấp lên Business Standard?

Business Standard phù hợp hơn nếu doanh nghiệp:

• Có từ 5–10 nhân viên trở lên
• Lưu nhiều tài liệu, hình ảnh, video
• Có dữ liệu nhạy cảm
• Muốn kiểm soát việc tải xuống và chia sẻ file
• Cần phân quyền theo từng phòng ban
• Có nhiều nhân viên nghỉ việc hoặc thay đổi liên tục
• Muốn xây dựng hệ thống lưu trữ chuyên nghiệp lâu dài

Đặc biệt với các phòng ban như:

• Kế toán
• Nhân sự
• Kinh doanh
• Marketing
• Thiết kế
• Ban giám đốc

Business Standard gần như là lựa chọn bắt buộc vì tính năng phân quyền mạnh hơn rất nhiều.

Doanh nghiệp thường gặp vấn đề gì khi dùng Business Starter?

Nhiều doanh nghiệp ban đầu chọn Business Starter để tiết kiệm chi phí. Tuy nhiên sau vài tháng thường gặp các vấn đề:

• Shared Drive nhanh đầy
• Không kiểm soát được nhân viên tải file
• Không chặn được chia sẻ ra ngoài
• Phải tạo rất nhiều Shared Drive nhỏ
• Quản lý dữ liệu ngày càng rối
• Khi nhân viên nghỉ việc khó kiểm soát file đã tải xuống

Lúc đó doanh nghiệp thường phải nâng cấp lên Business Standard.

Vì vậy nếu công ty đã xác định sẽ phát triển, tốt nhất nên dùng Business Standard ngay từ đầu để tránh mất thời gian chuyển đổi.

Kết luận: Nên chọn Shared Drive Business Starter hay Business Standard?

Nếu doanh nghiệp chỉ cần nơi lưu trữ chung đơn giản, ít người dùng và ít dữ liệu thì Business Starter vẫn đủ.

Tuy nhiên nếu doanh nghiệp cần:

• Dung lượng lớn
• Quản lý file chuyên nghiệp
• Chặn tải xuống / copy / in
• Phân quyền chi tiết
• Kiểm soát nhân viên và dữ liệu nội bộ

Thì Business Standard vượt trội hơn rất nhiều.

Trong thực tế, đa số doanh nghiệp từ 5 nhân viên trở lên đều nên dùng Business Standard để tận dụng đúng sức mạnh của Shared Drive.

Câu hỏi thường gặp

Business Starter có tạo Shared Drive được không?

Có. Business Starter hiện đã hỗ trợ tạo Shared Drive, nhưng chỉ ở mức cơ bản.

Business Starter có chặn tải file được không?

Không. Người có quyền xem hoặc chỉnh sửa thường vẫn tải, copy hoặc in file được.

Business Standard có giới hạn số Shared Drive không?

Business Standard cho phép tạo nhiều Shared Drive và quản lý linh hoạt hơn rất nhiều.

Có thể nâng cấp từ Business Starter lên Business Standard không?

Có. Doanh nghiệp có thể nâng cấp bất kỳ lúc nào mà không mất dữ liệu.

Shared Drive có bị mất khi nhân viên nghỉ việc không?

Không. Toàn bộ file trong Shared Drive thuộc về công ty, không thuộc cá nhân.

ADTIMIN hỗ trợ tư vấn, triển khai và nâng cấp Google Workspace cho doanh nghiệp, bao gồm:

• Tư vấn chọn đúng gói Starter hoặc Standard
• Cấu hình Shared Drive theo phòng ban
• Phân quyền dữ liệu nội bộ
• Chuyển dữ liệu từ Drive cá nhân sang Shared Drive
• Nâng cấp Google Workspace không mất dữ liệu

Website: www.adtimin.vn
Hotline: 0918.437.227 – 0917.457.337