[PHẦN ADMIN] Bật ủy quyền của Gmail
Quan trọng: Để chỉ định những người từ các đơn vị tổ chức khác nhau làm ủy quyền, bạn phải bật tính năng ủy quyền của Gmail cho các đơn vị tổ chức đó. Ủy quyền được bật riêng cho từng đơn vị tổ chức.
Trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên của Google (tại admin.google.com) …
Đi tới Ứng dụng> Google Workspace> Gmail> Cài đặt người dùng.
https://admin.google.com/ac/apps/gmail/usersettings
Để áp dụng cài đặt cho mọi người, hãy chọn đơn vị tổ chức hàng đầu. Nếu không, hãy chọn một đơn vị tổ chức con.
Bên cạnh Ủy quyền thư, hãy trỏ tới cài đặt và nhấp vào Chỉnh sửa “”.
Đánh dấu vào ô Cho phép người dùng ủy quyền quyền truy cập vào hộp thư của họ cho những người dùng khác trong hộp miền.
(Tùy chọn) Để cho phép người dùng chỉ định thông tin người gửi nào được bao gồm trong các thư được ủy quyền được gửi từ tài khoản của họ, hãy chọn hộp Cho phép người dùng tùy chỉnh cài đặt này.
Chọn một tùy chọn cho thông tin người gửi được bao gồm trong các thư do người được ủy quyền gửi:
Hiển thị chủ sở hữu tài khoản và người được ủy quyền đã gửi email — Tiêu đề thư bao gồm địa chỉ email của chủ sở hữu tài khoản Gmail và người được ủy quyền.
Chỉ hiển thị chủ sở hữu tài khoản — Tiêu đề thư chỉ bao gồm địa chỉ email của chủ sở hữu tài khoản Gmail. Địa chỉ email của người được ủy quyền không được bao gồm.
Nhấp vào để lưu.
(Tùy chọn) Để bật ủy quyền Gmail cho các đơn vị tổ chức khác, hãy lặp lại các Bước từ 3 đến 8.
Có thể mất đến 24 giờ để các thay đổi có hiệu lực.
[PHẦN USER ]
1. Những quyền hạn của người được ủy quyền truy cập Gmail
Như đã nói khi người được ủy quyền truy cập vào Gmail thì họ có thể xem email, xóa email, trả lời email. Tuy nhiên sẽ có một số quyền mà họ không thể làm được. Bạn đọc tham khảo ở bên dưới.
- Đọc email trên tài khoản Gmail cá nhân của bạn.
- Trả lời email được gửi đến tài khoản Gmail của bạn. Khi người được ủy quyền trả lời email, Gmail sẽ hiển thị địa chỉ email của họ.
- Xóa email trên tài khoản Gmail của bạn.
- Người ủy quyền không được thay đổi các thiết lập trên tài khoản, bao gồm cả mật khẩu.
- Họ không thể chat với người khác trên danh nghĩa của bạn.
2. Cách thêm tài khoản vào danh sách ủy quyền truy cập Gmail
Với một tài khoản Gmail cá nhân, chúng ta có thể thêm 10 người vào danh sách ủy quyền. Nếu với tài khoản Gmail doanh nghiệp thì danh sách có thể đạt tới 25 người.
Bước 1: Trước hết chúng ta sẽ đăng nhập tài khoản Gmail. Bạn cần đăng nhập Gmail trên trình duyệt máy tính, vì ứng dụng Gmail không thể thực hiện việc gán quyền truy cập
Bước 2: Trong giao diện của tài khoản, nhấn chọn vào biểu tượng bánh răng cưa và chọn Cài đặt (Settings).
Bước 3: Trong giao diện các tùy chọn thiết lập cho tài khoản, nhấn chọn tab Tài khoản và Nhập (Accounts and Import).
Bước 4: Sang giao diện mới, người dùng chuyển đến mục Cấp quyền truy cập vào tài khoản của bạn (Grant access to your account).
Theo mặc định tùy chọn Đánh dấu cuộc trò chuyện là đã đọc khi người khác mở (Mark conversation as read when opened by others) đã được tích chọn sẵn, để người dùng được biết ai là người đã mở email của bạn.
Bước 5: Bạn click vào Thêm một tài khoản khác (Add another account).
Bước 6: Giao diện tiếp theo xuất hiện hộp thoại Cấp quyền truy cập vào tài khoản của bạn (Grant access to your account).
Tại đây bạn hãy nhập địa chỉ email muốn gán quyền truy cập Gmail không cần mật khẩu. Sau đó nhấn tiếp vào Bước tiếp theo (Next Step).
Bước 7: Gmail sẽ hỏi bạn có chắc chắn ủy quyền cho tài khoản Gmail này không. Nếu xác nhận đúng, chúng ta nhấn nút Gửi email để cấp quyền truy cập (Send email to grant accesss).
Bước 8: Ngay sau đó, người người được uỷ quyền sẽ nhận được thông báo ủy quyền truy cập tài khoản của bạn từ Gmail. Thông báo này sẽ có hiệu lực trong vòng 7 ngày.
Bước 9: Khi người được ủy quyền truy cập Gmail và nhận được thông báo, chỉ cần nhấp vào đường dẫn xác nhận chấp nhận yêu cầu (To accept this request).
Nếu không chấp nhận, click vào đường link từ chối yêu cầu (To reject this request).
Bước 10: Tiếp đến nhấn nút Xác nhận (Confirm) trong giao diện tiếp theo.
Cuối cùng, Gmail sẽ tiến hành quá tình xác minh trong vòng 30 phút cho việc ủy quyền truy cập này. Khi quá trình hoàn thành, người được ủy quyền có thể xem và gửi thư thay bạn.
3. Xóa tài khoản khỏi danh sách ủy quyền Gmail:
Trong trường hợp người dùng muốn xóa tài khoản nào đó khỏi danh sách ủy quyền truy cập cũng rất đơn giản.
Bước 1: Trước hết bạn cũng truy cập vào mục Cài đặt (Settings), nhấn vào tab Tài khoản và Nhập (Account and Import), rồi cũng chọn tới mục Cấp quyền truy cập vào tài khoản của bạn (Grant access to your account).
Bước 2: Ở phần này bạn sẽ nhìn thấy địa chỉ email đã gán quyền. Để xóa tài khoản nhấn nút Delete ở ngoài cùng bên phải giao diện.
Bước 3: Xuất hiện hộp thoại Xác nhận xóa tài khoản được cấp quyền (Confirm deleteing granted account). Nhấn OK để xác định xóa.
Trên đây là bài viết chi tiết cách thực hiện tính năng ủy quyền truy cập Gmail cho người khác, để họ có thể truy cập vào tài khoản của bạn mà không cần đến mật khẩu. Ngoài ra, bài hướng dẫn trên cũng giúp bạn đọc nắm rõ những quyền hạn của người được ủy quyền với Gmail của bạn, cũng như cách xóa tài khoản được gán quyền khỏi danh sách.
Hy vọng bài viết này hữu ích với bạn!
