AppSheet và Apps Script tập hợp rất nhiều tùy chỉnh và chức năng mạnh mẽ cho Google Workspace, nhưng bạn có thể băn khoăn không biết khi nào nên sử dụng nền tảng nào. Đây là câu trả lời.
AppSheet và Apps Script cho phép người dùng mở rộng sức mạnh của Google Workspace bằng cách xây dựng các ứng dụng kinh doanh, quy trình làm việc và tự động hóa. AppSheet cho phép bạn xây dựng các ứng dụng tùy chỉnh trên các ứng dụng Google Workspace cũng như tất cả các dịch vụ và ứng dụng khác trong môi trường của bạn mà không cần viết bất kỳ mã nào. Trong khi đó, chỉ với một vài dòng mã, Apps Script cho phép bạn mở rộng và sửa đổi hoạt động của các ứng dụng Google Workspace bằng các tùy chỉnh như chức năng Trang tính, mục menu, trình kích hoạt, xác thực dữ liệu, v.v.
Cách mở rộng không dùng mã của Google Workspace
Là một nền tảng không cần mã thực sự, AppSheet không yêu cầu phải có kinh nghiệm mã hóa để tạo và triển khai một ứng dụng hoặc quy trình làm việc, kể cả những ứng dụng tận dụng các ứng dụng Google Workspace yêu thích của bạn . Mọi thứ có thể được thực hiện bằng giao diện người dùng của AppSheet, bao gồm các khả năng ngôn ngữ tự nhiên được hỗ trợ bởi máy học cũng như các biểu thức dịch mã phức tạp thành các biểu mẫu thân thiện với người dùng, tương tự như công thức của Trang tính. Các trường hợp sử dụng phổ biến bao gồm thu thập dữ liệu và dịch vụ tại hiện trường, hậu cần vận chuyển, báo cáo tuân thủ, theo dõi giao hàng, hỗ trợ khảo sát tài sản, v.v.
Các ứng dụng AppSheet cho phép bạn khai thác nhiều nguồn dữ liệu và chức năng. Từ dữ liệu được thu thập trong các ứng dụng tùy chỉnh và cơ sở dữ liệu SQL đến các nguồn khác bao gồm các ứng dụng Google Maps và Google Workspace như Trang tính, Drive, Tài liệu, Lịch và Meet, AppSheet cung cấp vô số khả năng để tạo giải pháp kinh doanh và cải thiện quy trình làm việc. Các ứng dụng AppSheet được triển khai dưới dạng ứng dụng dành cho thiết bị di động và web, do đó được hỗ trợ bởi trình duyệt yêu thích của bạn, cho dù đó là trên nền tảng máy tính để bàn, iOS hay Android, giúp nhóm của bạn linh hoạt sử dụng các thiết bị làm việc hàng ngày của họ.
Tạo ứng dụng AppSheet bằng cách sử dụng dữ liệu trong Google Trang tính
Cách low-code tùy chỉnh Google Workspace
Apps Script là một nền tảng phát triển ít mã, đi kèm với Google Workspace, giúp xây dựng các giải pháp kinh doanh tùy chỉnh tích hợp với, tự động hóa các quy trình bên trong và mở rộng các ứng dụng yêu thích của bạn như Gmail, Tài liệu, Trang tính và Drive một cách nhanh chóng và dễ dàng. Apps Script sử dụng ngôn ngữ tập lệnh JavaScript và tích hợp nguyên bản ngôn ngữ này với các sự kiện và API của Google Workspace, giúp bạn xây dựng các giải pháp kinh doanh tùy chỉnh, từ menu đến macro và tự động hóa—tất cả để bạn có thể đơn giản hóa các quy trình hàng ngày của mình.
Apps Script được thiết kế để đáp ứng cho bạn ở nơi bạn đang làm việc, vì vậy bạn có thể bắt tay ngay vào công việc mà không gặp rắc rối. Nó sống hoàn toàn trên đám mây, trong Google Drive. Không có gì để tải xuống hoặc định cấu hình và không có máy chủ hoặc cơ sở hạ tầng nào để duy trì. Nếu không có nhiều kinh nghiệm viết mã, bạn có thể do dự, nhưng Apps Script được xây dựng dành cho người dùng doanh nghiệp và đã loại bỏ rất nhiều sự phức tạp, giúp bạn bắt đầu dễ dàng hơn. Với các tài nguyên hỗ trợ khác nhau, từ các giải pháp mẫu và tập lệnh được người dùng chia sẻ trong các diễn đàn đến các hướng dẫn trực tuyến , nhà phát triển cũng như người dùng không có kỹ thuật đều có thể sử dụng Apps Script để nhanh chóng và dễ dàng xây dựng các giải pháp giúp tùy chỉnh và tự động hóa Google Workspace.
Trong một số trường hợp, việc tự động hóa một giải pháp có thể đơn giản như sao chép và dán một vài dòng mã. Và nếu bạn đã có bất kỳ kinh nghiệm nào với JavaScript, Apps Script sẽ giúp bạn dễ dàng làm được nhiều việc hơn và nâng cao kỹ năng của mình.
Ví dụ về báo cáo bán hàng tùy chỉnh bằng Apps Script, Google Trang tính và Google Trang trình bày.
Làm được nhiều việc hơn với Google Workspace: sử dụng AppSheet, Apps Script hoặc cả hai
Với Apps Script, bạn có thể mở rộng và sửa đổi các ứng dụng Google Workspace bằng logic tùy chỉnh. Và với AppSheet, bạn có thể xây dựng các ứng dụng tùy chỉnh và tự động hóa doanh nghiệp trên Google Workspace cũng như các dịch vụ và ứng dụng khác. Việc tạo ra các giải pháp mới cho các nhu cầu cấp bách của doanh nghiệp chưa bao giờ dễ dàng hơn thế, cho dù điều đó có nghĩa là một tập lệnh đơn giản để tăng tốc một quy trình nhỏ hay một ứng dụng tinh vi hoặc tự động hóa để xác định lại toàn bộ quy trình công việc của doanh nghiệp. Bản thân Apps Script và AppSheet đã mạnh mẽ và vì chúng bổ sung cho nhau nên việc sử dụng chúng cùng nhau thậm chí còn có tác động mạnh mẽ hơn.
Chúng tôi đã thấy một số công ty giảm đáng kể lượng sản phẩm tồn đọng vì sự phát triển của công dân cho phép tạo ra nhiều ứng dụng mà bộ phận CNTT không thể tiếp cận được. Các nhà phát triển công dân muốn xây dựng các giải pháp và thông thường, tất cả những gì họ cần là được cung cấp các công cụ không cần mã và ít mã để thực hiện. Ngoài ra, cả AppSheet và Apps Script đều có thể được sử dụng bởi bộ phận CNTT truyền thống, ngoài các nhà phát triển công dân, để tăng tốc quy trình làm việc hoặc hoàn thành một số nhiệm vụ dễ dàng hơn. Cả hai giải pháp cũng cung cấp cho bộ phận CNTT các công cụ cần thiết để duy trì khả năng hiển thị và quản trị thích hợp trong quá trình tạo ứng dụng.
Nhưng bạn có thể tự hỏi khi nào nên sử dụng nền tảng nào và cách chúng tương tác với nhau. Để quyết định thời điểm sử dụng các nền tảng này cho các trường hợp sử dụng nhất định, chúng tôi khuyên bạn nên cân nhắc những điều sau:
- Bạn quen thuộc với những công cụ nào?
- Bạn muốn đạt được những gì?
- Vấn đề bạn đang cố gắng giải quyết phức tạp đến mức nào?
Dưới đây, chúng tôi trình bày một số trường hợp sử dụng để giúp bạn đánh giá cách bạn có thể tận dụng tốt nhất AppSheet và Apps Script để xây dựng các giải pháp nhất định.
“Tôi muốn tạo một ứng dụng có giao diện người dùng trực quan tận dụng dữ liệu Google Workspace của tôi và có thể được sử dụng bởi máy tính xách tay hoặc thiết bị di động.”
Nếu điều này có vẻ phù hợp với trường hợp sử dụng của bạn, thì chúng tôi khuyên dùng AppSheet vì nó tạo giao diện người dùng rõ ràng, phản hồi nhanh và trực quan cho mọi thiết bị.
“Tôi muốn xây dựng một giải pháp cho phép tôi tương tác với một số ứng dụng Google Workspace như Gmail, Trang tính và Tài liệu.”
Cả hai sản phẩm đều có thể giúp bạn thực hiện điều này, vì vậy, hãy tìm hiểu cụ thể hơn một chút.
Nếu bạn cần một ứng dụng tận dụng Google Workspace, thì AppSheet là một lựa chọn tuyệt vời vì ứng dụng này cho phép người dùng lấy dữ liệu và chức năng từ các sản phẩm Google Workspace khác nhau vào một ứng dụng thân thiện với người dùng. Giả sử bạn cần tạo một giải pháp quản lý hàng tồn kho. Bạn có thể tạo ứng dụng AppSheet để đọc và cập nhật Google Trang tính có đầy đủ dữ liệu hàng tồn kho của bạn, sau đó kích hoạt thông báo qua email và văn bản khi mức hàng tồn kho xuống thấp. AppSheet cũng cung cấp khả năng quét mã vạch, NFC và QR cũng như máy học như nhận dạng ký tự quang học và phát hiện sự bất thường của dữ liệu—tất cả các khả năng có thể làm cho ứng dụng quản lý khoảng không quảng cáo trở nên mạnh mẽ hơn nữa.
Bây giờ, giả sử bạn muốn xây dựng một giải pháp kích hoạt một sự kiện trong một ứng dụng Google Workspace dựa trên một hành động trong một ứng dụng khác. Cả hai nền tảng có thể hoạt động cho việc này, tùy thuộc vào hành động. Apps Script cung cấp một danh mục dịch vụ mạnh mẽ cho từng ứng dụng Google Workspace. Nhờ đó, bạn có thể thiết lập các quy trình công việc và tính năng tự động hóa có thể kích hoạt một hành động trong một ứng dụng, chẳng hạn như tạo thư mục Drive mới hoặc gửi email, dựa trên một hành động trong một ứng dụng khác. Bạn cũng có thể tạo một quy trình công việc như vậy trong AppSheet, quy trình này không cung cấp nhiều danh mục dịch vụ như Apps Script nhưng vẫn có thể xử lý nhiều trường hợp sử dụng phổ biến. Vậy bạn dùng cái nào? Tất cả phụ thuộc vào việc bạn quen thuộc với nền tảng nào, mức độ kiểm soát tùy chỉnh mà bạn muốn và việc bạn có muốn sử dụng mã hay không.
“Tôi muốn sử dụng các nguồn dữ liệu của bên thứ ba.”
Đây là một trường hợp khác mà cả hai nền tảng có thể hoạt động. AppSheet có thể kết nối với nhiều nguồn dữ liệu khác nhau , bao gồm cơ sở dữ liệu SQL và API của bên thứ ba. Tuy nhiên, nếu bạn đang cố gắng không chỉ kéo dữ liệu đó vào Trang tính hoặc các ứng dụng Google Workspace khác, mà còn làm sạch và tùy chỉnh dữ liệu đó, thì Apps Script sẽ phù hợp hơn.
“Tôi muốn tạo một phép tính tùy chỉnh trong Trang tính.”
Google Trang tính cung cấp hàng trăm hàm tích hợp sẵn như AVERAGE, SUM và COUNT. Khi những thứ này không đủ cho nhu cầu của bạn, bạn có thể sử dụng Apps Script để viết các chức năng tùy chỉnh—chẳng hạn như chuyển đổi mét thành dặm hoặc tìm nạp nội dung trực tiếp từ Internet—sau đó sử dụng chúng trong Google Trang tính giống như chức năng tích hợp sẵn.
“Tôi muốn tạo một hệ thống tự động hóa sử dụng thông tin từ một lượt gửi trên Google Biểu mẫu, sau đó tự động gửi email phản hồi và biến các lượt gửi đó thành một mục menu trong Trang tính.”
Một trong những tính năng mạnh mẽ của Apps Script là tạo tự động hóa sử dụng menu tùy chỉnh , đảm bảo thông tin có thể dễ dàng truy cập ở đâu và khi nào bạn cần. Khi bạn tạo một menu tùy chỉnh trong Trang tính, menu này sẽ xuất hiện trong ứng dụng Google Workspace của bạn dưới dạng một tùy chọn trên thanh công cụ. Điều này giúp bạn có thể chạy tập lệnh trong Apps Script dễ dàng bằng cách nhấp vào Tệp > In. Apps Script cho phép tùy chỉnh rộng rãi, nhưng AppSheet cũng có thể là một tài nguyên mạnh mẽ cho trường hợp sử dụng này, vì nó bao gồm nhiều khả năng tự động hóa doanh nghiệp có sẵn, có thể được xây dựng thông qua giao diện dựa trên ngôn ngữ tự nhiên, trực quan.
Thậm chí mạnh mẽ hơn với nhau
Mặc dù trong một số trường hợp, AppSheet hoặc Apps Script có thể phù hợp hơn, nhưng trong những trường hợp khác, hai giải pháp có thể hoạt động cùng nhau để giúp bạn làm được nhiều việc hơn, như các ví dụ sau đây chứng thực.
“Tôi muốn thu thập và định dạng thông tin từ nhiều nguồn và tạo một ứng dụng để tương tác với nó.”
Với Apps Script, bạn có thể lấy thông tin từ nhiều nguồn—chẳng hạn như Tài liệu, Trang tính, Lịch và API của bên thứ ba—sau đó tự động hóa việc tổng hợp thông tin vào Trang tính và thao tác thông tin bằng các tập lệnh theo yêu cầu của bạn. Sau đó, bạn có thể tạo ứng dụng AppSheet trên dữ liệu đó, cho phép bạn tương tác với ứng dụng đó thông qua giao diện người dùng tùy chỉnh của riêng bạn.
“Tôi muốn xây dựng một ứng dụng mà nhóm của tôi có thể tương tác với ứng dụng đó để kích hoạt các quy trình công việc phức tạp khi một số hành động nhất định xảy ra.”
Bạn có thể tạo ứng dụng trong AppSheet có thể kích hoạt quy trình công việc được tạo trong AppSheet hoặc Apps Script. Tùy thuộc vào hành động bạn muốn, một trong hai nền tảng có thể hoạt động. Đối với những người đã thiết lập quy trình công việc Apps Script trong Google Workspace, bạn có thể dễ dàng tạo ứng dụng bằng AppSheet để giúp bạn quản lý cách thức và thời điểm quy trình công việc của bạn được kích hoạt. Đối với những người đã xây dựng ứng dụng web Apps Script, bạn có thể muốn thử xây dựng ứng dụng đó bằng AppSheet để quản lý và bảo trì tốt hơn.
“Tôi muốn có một ứng dụng hiện đại và dễ quản lý, đồng thời đóng vai trò là giao diện người dùng cho các quy trình công việc phức tạp.”
Đây là một trường hợp sử dụng tuyệt vời khi cả AppSheet và Apps Script đều có thể được sử dụng cùng nhau. AppSheet có thể được sử dụng để tạo một ứng dụng trên đầu Trang tính để thu thập dữ liệu cần thiết từ các trình kích hoạt được tích hợp trong Apps Script. Trình kích hoạt cho phép Apps Script tự động chạy một dịch vụ trong một sự kiện nhất định, chẳng hạn như khi ai đó mở hoặc chỉnh sửa tệp Google Tài liệu, Trang tính, Trang trình bày hoặc Biểu mẫu. Ngoài trình kích hoạt, Apps Script có thể được sử dụng để tạo nhiều quy trình công việc khác nhau trong nền được ứng dụng tích hợp trong AppSheet theo dõi và hiển thị.
Kết thúc và takeaways
AppSheet và Apps Script cung cấp các khả năng giải quyết vấn đề tuyệt vời để giúp doanh nghiệp của bạn phát triển nhanh hơn và hiệu quả hơn. Để biết thêm ví dụ về cách AppSheet đang được các doanh nghiệp trong nhiều ngành sử dụng, hãy xem trang giải pháp AppSheet . Để biết ví dụ về cách tạo báo cáo tự động, email hoặc menu tùy chỉnh, vui lòng xem thư viện giải pháp Apps Script . Chúng tôi dự định tiếp tục tích hợp AppSheet và Apps Script theo những cách thú vị và giúp bạn xây dựng các giải pháp mạnh mẽ dễ dàng hơn nữa. Chúng tôi háo hức muốn xem những gì bạn tạo ra.
