Email cho doanh nghiệp là công cụ đắc lực trong việc xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp, uy tín cho doanh nghiệp trong mắt khách hàng. Trong đó, bạn có thể lựa chọn tạo email doanh nghiệp miễn phí hoặc trả phí. Vậy làm thế nào để doanh nghiệp có thể sở hữu email tên miền miễn phí? Hãy cùng ADTIMIN tìm hiểu ngay trong bài viết dưới đây.
Email doanh nghiệp là gì?
Email doanh nghiệp là email có phần hậu tố sau ký hiệu @ chứa tên miền của doanh nghiệp và nằm dưới dạng tenemail@tenmien. Ví dụ như tên miền doanh nghiệp là ADTIMIN.vn thì email tên miền sẽ có dạng abc@ADTIMIN.vn.
Từ đó, có thể thấy rõ một số điểm khác biệt chính của email tên miền với email cá nhân như:
- Về hình thức: Email tên miền có phần mở rộng chứa tên miền của doanh nghiệp. Còn phần mở rộng của email cá nhân sẽ chứa tên miền của các nhà cung cấp như Gmail, Outlook, Hotmail, Yahoo,…
- Về tính năng: Email tên miền sẽ bao gồm nhiều tính năng chuyên dụng cho các hoạt động cụ thể của doanh nghiệp hơn email cá nhân. Nổi bật trong đó là tính năng gửi email hàng loạt, lọc thư rác, tạo bí danh email,…
Email doanh nghiệp miễn phí có ưu nhược điểm gì?
Email tên miền miễn phí mang lại nhiều lợi ích nổi trội hơn so với email cá nhân. Tuy nhiên, hệ thống email này cũng có những ưu – nhược điểm nhất định như:
| Ưu điểm | Nhược điểm |
| – Tiết kiệm ngân sách khi không cần mất phí đăng ký, cài đặt, nâng cấp hệ thống. – Xây dựng hình ảnh uy tín, chuyên nghiệp cho doanh nghiệp trong mắt khách hàng. – Hỗ trợ tăng độ nhận diện và định vị thương hiệu. |
– Bị hạn chế tính năng, doanh nghiệp cần nâng cấp lên bản trả phí để sử dụng đầy đủ tính năng. – Server không ổn định và có thể xảy ra lỗi. – Hạn chế dung lượng email, kích thước tệp, số lượng thiết bị đăng nhập. – Thường xuyên nhận thư rác, thư spam, quảng cáo. |
Khi nào nên sử dụng email theo tên miền miễn phí?
Từ những phân tích ưu – nhược điểm trên, có thể thấy bạn chỉ nên sử dụng email theo tên miền miễn phí nếu nằm trong những trường hợp sau:
- Doanh nghiệp có quy mô nhỏ dưới 10 người hoặc đông thành viên nhưng không có nhu cầu sử dụng email cao.
- Doanh nghiệp chỉ cần một ít tài khoản email tên miền để kết nối với khách hàng, đối tác.
- Tổ chức, cá nhân không có yêu cầu cao về dung lượng lưu trữ, dung lượng tệp đính kèm, số lượng email có thể gửi mỗi ngày,…
- Người dùng chỉ muốn sử dụng email tên miền để gửi và nhận mail mà không có nhu cầu sử dụng thêm nhiều công cụ nâng cao khác.
- Người dùng đăng ký để trải nghiệm trước chất lượng dịch vụ email tên miền của nhà cung cấp.
Hiện nay, có rất nhiều nhà cung cấp dịch vụ đăng ký email tên miền miễn phí, phục vụ cho nhu cầu sử dụng của nhiều doanh nghiệp, có thể kể đến như: Google, Microsoft, Zoho,… Để hiểu rõ hơn cách tạo email doanh nghiệp miễn phí tại các nhà cung cấp này, mời bạn theo dõi tiếp nội dung dưới đây.
Hướng dẫn 4 cách tạo email doanh nghiệp miễn phí
Như đã đề cập, bạn có thể lựa chọn tạo email doanh nghiệp miễn phí hoặc trả phí. Tuy nhiên trong khuôn khổ bài viết này, ADTIMIN sẽ hướng dẫn bạn 4 cách tạo email tên miền miễn phí như sau.
1. Tạo email tên miền miễn phí bằng Google
Bạn có thể tạo email doanh nghiệp miễn phí trên Google bằng 2 phương pháp sau:
1.1. Sử dụng Google Workspace for Education
Từ tháng 05/2022, Google chính thức ngừng cung cấp dịch vụ G Suite Legacy miễn phí cho các tổ chức, doanh nghiệp. Thay vào đó, người dùng sẽ phải chuyển sang sử dụng email tên miền trả phí trên nền tảng Google Workspace.
Tuy nhiên, nhà cung cấp này khá ưu ái cho lĩnh vực giáo dục với chính sách Google Workspace for Education. Một bộ công cụ trên đám mây sẽ được cung cấp miên phí cho các tổ chức giáo dục từ K-12 trở lên và các trường học tại nhà ở Mỹ. Quy trình đăng ký sẽ khá phức tạp, khắt khe và yêu cầu phải có giấy chứng nhận.
Các bước yêu cầu dịch vụ này cụ thể như sau:
- Bước 1: Gửi yêu cầu phê duyệt Google Workspace for Education và các giấy tờ cần thiết.
- Bước 2: Xác minh rằng tên miền thuộc chính chủ sở hữu của bạn.
Google sẽ tiến hành xem xét và phê duyệt yêu cầu trong 14 ngày làm việc. Nếu thành công, bạn sẽ được thêm những người dùng khác vào hệ thống email của mình và thiết lập thêm các tính năng nâng cao khác.
1.2. Dùng thử dịch vụ email tên miền miễn phí của Google
Bạn cũng có thể sử dụng dịch vụ email tên miền miễn phí trên Google bằng cách đăng ký dùng thử. Cách này sẽ giúp bạn trải nghiệm và đánh giá sơ bộ về chất lượng của dịch vụ trước khi mua bản trả phí.
Các bước dùng thử như sau:
- Bước 1: Truy cập vào link https://workspace.google.com/ và nhấn vào mục Bắt đầu dùng thử miễn phí ở góc phải trên cùng màn hình.
- Bước 2: Điền thông tin doanh nghiệp (tên, số lượng nhân viên, quốc gia) và thông tin cá nhân (họ tên, địa chỉ mail, số điện thoại).
- Bước 3: Ở bước này xuất hiện câu hỏi Doanh nghiệp của bạn có tên miền chưa? với 2 lựa chọn:
- Nếu đã có, bạn chọn mục Có, tôi có tên miền có thể sử dụng. Sau đó điền tên miền, nhấn chọn Tiếp theo và chuyển tới bước 4.
- Nếu không, bạn chọn Không, tôi cần có tên miền. Sau đó tiến hành mua tên miền theo gợi ý từ Google, nhấn chọn Tiếp theo và chuyển tới bước 5.
- Bước 4: Bạn điền Thông tin đăng nhập tài khoản với tên người dùng và mật khẩu. Sau khi xác nhận Tôi không phải là người máy thì nhấn Tiếp tục.
- Bước 5: Bạn thực hiện Thiết lập tài khoản doanh nghiệp (bao gồm các thông tin như địa chỉ đường, thành phố, mã bưu chính,…). Sau đó điền thông tin đăng nhập tài khoản > Xác nhận Tôi không phải là người máy > nhấn Tiếp tục.
- Bước 6: Cuối cùng, bạn xác minh tên miền đã chọn, tạo người dùng mới và kích hoạt email theo tên miền. Như vậy, bạn đã có 14 ngày dùng thử miễn phí.
2. Dùng thử email tên miền miễn phí với Microsoft Outlook
Bên cạnh Google Workspace thì bạn cũng có thể trải nghiệm dịch vụ email doanh nghiệp giá rẻ của Microsoft Outlook trong vòng 1 tháng.
Các bước đăng ký dùng thử chi tiết như sau:
- Bước 1: Truy cập vào đường link https://www.microsoft.com/vi-vn/microsoft-365/try để tiến hành đăng ký. Microsoft Outlook yêu cầu người dùng cung cấp thẻ tín dụng thì mới có thể đăng ký dùng thử.
- Bước 2: Tiến hành đăng nhập Microsoft hoặc chọn Tạo tài khoản nếu chưa có. Hoàn tất các thông tin theo yêu cầu và xác thực không phải robot.
- Bước 3: Truy cập vào đường link https://outlook.live.com/owa/ và chọn Sign in ở góc trên bên phải màn hình.
- Bước 4: Đăng nhập bằng tài khoản ở bước 2.
- Bước 5: Một bảng thông tin sẽ hiện ra. Bạn điền tên miền muốn đăng ký làm email doanh nghiệp vào ô Provide your domain name > Chọn Continue.
- Bước 6: Truy cập vào trang Admin để thực hiện cấu hình tên miền. Bạn điền các thông tin sau vào trang dịch vụ tên miền: DNS (MX hoặc TXT), Host, MX server/ Value, TTL (thường là 36000),…
- Bước 7: Thêm email tên miền mới ở mục Member Account > Chọn Add, điền thông tin người dùng và nhấn OK để hoàn tất. Microsoft Outlook cho phép bạn tạo tối đa 50 tài khoản email tên miền.
3. Tạo email doanh nghiệp với Zoho Mail
Zoho hỗ trợ người dùng tạo email theo tên miền hoàn toàn miễn phí. Các bước thực hiện cụ thể như sau:
- Bước 1: Truy cập vào website của Zoho theo đường link: https://www.zoho.com/mail/zohomail-pricing.html. Chọn gói Forever Free Plan.
- Bước 2: Điền đầy đủ các thông tin theo yêu cầu (bao gồm name, email address, mobile number, password). Sau đó tích vào ô I agree to the Terms of Service and Privacy Policy > Chọn Sign Up.
- Bước 3: Chọn Try Now ở phần dưới cùng của màn hình.
- Bước 4: Chọn Add Now. Bạn thực hiện điền các thông tin tên miền và tên doanh nghiệp > Nhấn Add > Nhấn Proceed to domain verification.
- Bước 5: Xác nhận tên miền theo hưỡng dẫn của Zoho mail.
- Bước 6: Chọn Verify. Sau đó tiến hành tạo tài khoản người dùng mới và kích hoạt email theo tên miền.
4. Tạo email công ty miễn phí với Yandex
Bạn cũng có thể sử dụng Yandex để tạo email cho doanh nghiệp hoàn toàn miễn phí. Cụ thể, bạn cần thực hiện theo các bước như sau:
- Bước 1: Truy cập theo đường link: https://passport.yandex.com/registration.
- Bước 2: Điền đầy đủ thông tin theo các mục được yêu cầu. Chọn mục Send code để hệ thống gửi mã về số điện thoại bạn cung cấp.
- Bước 3: Điền mã code 6 số vừa được gửi tới và chọn Confirm để xác nhận. Sau đó chọn Register để hoàn tất quá trình đăng ký tài khoản trên Yandex.
- Bước 4: Ở bước này, bạn sẽ thực hiện thêm tên miền vào tài khoản Yandex bằng cách đăng nhập vào Yandex.Connect với tư cách quản trị viên. Mở trang chính và tìm mục Webmaster > Chọn Add a domain, nhập tên miền của bạn và chọn Add.
- Bước 5: Xác minh tên miền bằng cách bấm Confirm your domain và chọn phương thức xác minh trong số các lựa chọn sau:
- Xác minh bằng DNS: Là phương pháp tốt nhất nếu bạn được cấp quyền truy cập vào bảng quản lý DNS của nhà cung cấp dịch vụ. Theo mặc đinh, đây sẽ là công ty đã thực hiện đăng ký tên miền cho bạn. Bạn cần gửi bản ghi DNS chứa giá trị được chỉ định dưới dạng txt để Yandex xem xét và xác minh.
- Xác minh bằng thẻ meta: Là phương pháp xác minh được sử dụng nếu bạn có quyền truy cập, chỉnh sửa các thư mục trong một tên miền đã được dùng để lưu trữ website. Khi đó, bạn thêm một thẻ đặc biệt vào mã HTML của trang chủ website để thực hiện việc xác minh.
- Xác minh bằng tệp HTML: Nếu bạn đã sở hữu một tên miền có lưu trữ website và có quyền truy cập vào thư mục gốc của website đó trên máy chủ của đơn vị dịch vụ thì có thể xác minh theo phương thức này. Cụ thể, bạn sẽ tạo một tệp HTML đặc biệt theo hướng dẫn, sau đó thêm vào thư mục gốc của website để thực hiện xác minh.
Ngoài ra, bạn hoàn toàn có thể tìm hiểu thêm thông tin về Yandex Mail trong bài viết so sánh Zoho Mail và Yandex Mail chi tiết và đầy đủ nhất của ADTIMIN.
Lý do nên sử dụng email tên miền trả phí
Như đã chia sẻ trong phần ưu – nhược điểm, email tên miễn miễn phí tuy sở hữu một số ưu điểm nổi trội nhưng đồng thời cũng tồn tại nhiều điểm bất cập và hạn chế về dung lượng, thời gian sử dụng, tính năng,… Vì vậy, nếu muốn sử dụng một dịch vụ email tên miền chất lượng cao nhất thì bạn nên đăng ký dịch vụ email tên miền trả phí từ các nhà cung cấp.
Một số lý do chính mà bạn nên sử dụng dịch vụ này ngay từ bây giờ là:
- Được sự hỗ trợ từ nhà cung cấp: Đối với các dịch vụ miễn phí, người dùng hầu như phải tự giải quyết các vấn đề, thắc mắc trong quá trình sử dụng. Trong khi đó, nếu sử dụng dịch vụ email tên miền trả phí, khi gặp bất cứ thắc mắc nào hoặc có sự cố xảy ra thì người dùng có thể liên hệ với nhà cung cấp để được hỗ trợ giải đáp, xử lý.
- Đầy đủ tính năng: Email tên miền miễn phí thường chỉ cung cấp tính năng cơ bản như gửi – nhận với dung lượng email hạn chế. Email tên miền trả phí không gặp phải tình trạng này và sở hữu nhiều tính năng nâng cao như gửi nhiều mail cùng lúc, chặn thư rác,…
- Hoạt động ổn định: Email tên miền miễn phí thường được đặt trong một server chung nên dễ xảy ra tình trạng không ổn định. Trong khi đó email trả phí sẽ được nhà cung cấp đặt trên một server riêng nên hoạt động rất ổn định, nhanh chóng.
Nên lựa chọn dịch vụ email tên miền cho doanh nghiệp nào?
Hiện nay, có rất nhiều nhà cung cấp dịch vụ email tên miền cho doanh nghiệp. Điều này khiến người dùng không khỏi băn khoăn khi không biết đâu là địa chỉ uy tín, chất lượng. Nếu bạn cũng đang gặp phải tình trạng này thì dịch vụ Email Hosting của ADTIMIN chính là giải pháp tối ưu nhất dành cho bạn. ADTIMIN là nhà cung cấp dịch vụ Hosting, VPS, Email Hosting,… được nhiều khách hàng tin dùng trên thị trường hiện nay.
Khi sử dụng dịch vụ Email Hosting ADTIMIN để tạo email tên miền, bạn sẽ nhận được những lợi ích sau:
- Tăng tỉ lệ inbox tới 99%: Địa chỉ IP uy tín cùng hệ thống giám sát chặt chẽ từ ADTIMIN sẽ giúp doanh nghiệp tránh spam email và giúp tăng tỉ lệ email vào inbox tới 99%.
- Chống thư rác: Hệ thống email tên miền được tích hợp công nghệ Antispam, Antivirus cùng phần mềm bảo mật cao cấp của ADTIMIN sẽ giúp ngăn chặn virus, chống email spam,… cực kỳ hiệu quả.
- Hỗ trợ chuyển email từ Google Workspace: Nếu bạn đang sử dụng email tên miền của Google Workspace (trước đây là G Suite) thì sẽ được hỗ trợ chuyển về Email Hosting của ADTIMIN nhanh chóng, liền mạch và hoàn toàn miễn phí.
- Quản trị dễ dàng: Với giao diện quản lý thân thiện, đầy đủ tính năng thêm, sửa, xóa email, đổi mật khẩu,…
- Hỗ trợ Email Relay: Bên cạnh việc dùng để tạo email tên miền thì Email Hosting của ADTIMIN còn có thể được dùng như một Email Relay server để tích hợp vào website, máy chủ giúp tối ưu quá trình gửi mail.
- Hỗ trợ tư vấn cấu hình: Đặc biệt, nếu bạn chưa biết nên sử dụng gói dịch vụ nào cho phù hợp với doanh nghiệp thì nhân viên ADTIMIN sẽ tư vấn chi tiết và giúp bạn đưa ra quyết định chính xác nhất. Ngoài ra, đội ngũ kỹ thuật luôn làm việc 24/7 giúp bạn giải quyết mọi vấn đề, sự cố bất ngờ xảy ra.
