Google Docs là một trong những ứng dụng hỗ trợ người dùng soạn thảo, chỉnh sửa tài liệu hoàn toàn miễn phí. Ứng dụng này ngày càng phổ biến và hỗ trợ tích cực trong công việc, đời sống. Bài viết hôm nay, hãy cùng Adtimin khám phá về công cụ hữu ích này cũng như cách sử dụng đầy đủ, chi tiết nhất!
Google Docs là gì?
Google docs (Google word) là trình xử lý văn bản, tài liệu trực tuyến hoàn toàn miễn phí đến từ Google. Người dùng có thể soạn thảo các nội dung như văn bản, trình chiếu, bản tính cũng như chia sẻ quyền xem, chỉnh sửa, nhận xét với những người dùng khác. Ứng dụng này còn được biết đến với cái tên Google Tài liệu.
Kể từ khi ra mắt, công cụ soạn thảo trực tuyến đến từ Google trở nên cực kỳ hữu ích với nhiều đối tượng người dùng, giúp tối ưu hiệu quả công việc. Có thể kể đến như:
- Học sinh, sinh viên: Với ứng dụng này, chỉ cần thiết bị có kết nối internet, người dùng có thể dễ dàng tạo tài liệu, soạn thảo văn bản, làm bài thuyết trình… vô cùng dễ dàng và đơn giản. Bên cạnh đó, đây cũng là không gian làm việc nhóm hữu ích khi có thể chia sẻ tài liệu với nhiều người dùng khác nhau.
- Người làm văn phòng: Đáp ứng nhu cầu sử dụng công cụ để soạn thảo tài liệu, hợp đồng, công văn, lưu thông tin, làm việc với trang tính.
- Kế toán: Tiện lợi, hữu ích khi công cụ có tính năng tự động lưu các thao tác soạn thảo, chỉnh sửa cũng như lịch sử các hoạt động trên tài liệu. Hạn chế những rủi ro khi làm việc trên các ứng dụng Microsoft Office thông thường khi mất điện, mất kết nối internet hay máy tính bị hư hỏng mà chưa kịp thao tác lưu tài liệu.
So sánh Google Docs với Microsoft Word
Nhưng còn Microsoft Word thì sao? Word đã tồn tại lâu hơn Google Docs và ngày nay vẫn đặc biệt phổ biến. Hàng triệu người dùng và công ty cá nhân vẫn trả số tiền lớn để sử dụng Word. Vậy tại sao bạn lại bỏ Word cho Google Docs?
Microsoft Word phải được mua như một phần của gói Microsoft Office bao gồm một số sản phẩm bạn thậm chí không thể sử dụng, chẳng hạn như PowerPoint, Excel và Outlook.
Ví dụ: các gói Home and Business chạy từ $ 69,99 (cho một người dùng cá nhân tại nhà) lên đến $ 150 (cho một người dùng cá nhân tại nơi làm việc) cho một thành viên hàng năm. Google Docs, mặt khác, cho phép bạn cộng tác với bất kỳ số người nào, bất cứ nơi nào trên thế giới, miễn phí.
Một lợi ích khác của Google Docs là tất cả công việc của bạn được lưu vào Đám mây, điều đó có nghĩa là bạn sẽ không bị mất báo cáo 20 trang của mình ngay cả khi máy tính xách tay của bạn bị vẹo. (Ôi!)
Đối với một blogger như tôi, tôi không thể tưởng tượng được việc sử dụng bất cứ thứ gì ngoài Google Docs mỗi ngày. Không giống như Word, các biên tập viên của tôi có thể nhảy vào tài liệu của tôi bất cứ khi nào thuận tiện nhất cho họ và để lại đề xuất hoặc nhận xét. Tôi cũng có thể trả lời những điều này bất cứ khi nào tôi muốn – ở nhà hoặc đang di chuyển bằng ứng dụng Google Docs.
Bây giờ chúng tôi đã đề cập đến một số lợi ích của việc sử dụng Google Docs, hãy đi sâu vào chi tiết hơn về cách sử dụng nó.
Hướng dẫn sử dụng Google Docs (Google word) đơn giản, chi tiết nhất
Sau đây là hướng dẫn sử dụng đầy đủ nhất công cụ soạn thảo trực tuyến Google Tài liệu đến từ Adtimin mà bạn nhất định không thể bỏ qua:
Hướng dẫn truy cập vào Google Tài liệu
Để truy cập vào công cụ này, người dùng trước tiên phải có tài khoản Gmail hoặc Google để đăng nhập. Dưới đây là các bước mở ứng dụng nhanh chóng nhất:
Bước 1: Truy cập vào đường link sau đây https://drive.google.com/drive/my-drive. Ngoài ra, bạn hoàn toàn có thể tìm kiếm trên Google và mở ứng dụng lên rất nhanh chóng.
Bước 2: Ở góc trên cùng phía bên phải và cạnh avatar, bạn nhấn chọn vào biểu tượng lưới hình vuông. Lúc này, một danh sách trỏ xuống gồm rất nhiều ứng dụng, bạn nhấn chọn vào Tài liệu để mở Google Docs.
Hướng dẫn tạo tài liệu mới
Bước 1: Mở tài khoản Google Drive của bạn lên.
Bước 2: Ở góc bên trái, nhấn chọn vào mục + Mới.
Bước 3: Một danh sách thả xuống hiện lên, bạn nhấn chọn Google Docs để tạo tài liệu mới và bắt đầu công việc soạn thảo của mình.
Hướng dẫn thêm tài liệu từ máy tính lên Google Docs
Nếu bạn đã có một file tài liệu trong máy tính của bạn, bạn hoàn toàn có thể tải tài liệu này lên và tiếp tục soạn thảo, chỉnh sửa với Google Tài liệu. Dưới đây là hướng dẫn dành cho bạn:
Bước 1: Mở tài khoản Google Drive của bạn lên.
Bước 2: Ở phía tay trái, bạn nhấn chọn Drive của tôi.
Bước 3: Xuất hiện danh sách thả xuống, bạn nhấn chọn Tải tệp lên. Lúc này, bạn chỉ cần tìm tài liệu muốn tải lên và nhấn nút Open là xong.
Hướng dẫn tải về máy tính file Google Docs
Khi đã soạn thảo, chỉnh sửa xong và cần tải file về máy để in hoặc nộp cho những người khác, bạn có thể tải tài liệu này về máy tính của bạn rất nhanh chóng và đơn giản:
Bước 1: Bạn vào Google Drive, mở tài liệu cần tải lên.
Bước 2: Ở góc trên cùng tay trái, bạn nhấn chọn Tệp. Tiếp đó, bạn nhấn chọn Tải xuống ở danh sách thả xuống.
Bước 3: Lúc này, một danh sách thả xuống cá lựa chọn định dạng muốn tải về, bạn nhấn chọn định dạng tùy thích theo nhu cầu và chờ trong giây lát để hệ thống tải về.
Hướng dẫn chia sẻ file Google Docs với người dùng khác
Một tính năng cực ưu việt của công cụ soạn thảo văn bản trực tuyến này đó chính là cho phép cấp quyền truy cập đối với những người dùng khác. Với tính năng này, bạn có thể cấp quyền xem, chỉnh sửa hoặc nhận xét trên tài liệu này.
Nếu bạn vẫn chưa biết cách làm thế nào để chia sẻ tài liệu thì đừng lo, dưới đây là các bước cực nhanh chóng, dễ dàng mà bạn có thể tham khảo:
Bước 1: Ở góc bên phải trên cùng, bạn nhấn chọn nút Share màu xanh dương.
Bước 2: Hộp thoại mới hiện lên, lúc này bạn nhập vào địa chỉ email của những người muốn chia sẻ vào và tùy chỉnh các quyền tương thích theo nhu cầu.
Cách sử dụng một số tính năng nổi bật khác của Google Docs
Bên cạnh những hướng dẫn sử dụng cơ bản ở trên, Adtimin cũng mang đến tham khảo cách sử dụng các tính năng nổi bật của Google Docs. Đây là những tính năng mà bạn nhất định không thể bỏ lỡ khi làm việc với công cụ soạn thảo, chỉnh sửa tài liệu trực tuyến này.
Tính năng nhập văn bản thông qua giọng nói
Ngoài việc soạn thảo, nhập liệu bằng gõ văn bản thông thường, bạn hoàn toàn có thể sử dụng tính năng nhập văn bản thông qua giọng nói. Nhờ vậy, tiết kiệm thời gian và tăng hiệu quả công việc của bạn.
Để bắt đầu sử dụng tính năng này, bạn chỉ cần truy cập vào tài liệu của bạn. Sau đó nhấn chọn mục Công cụ nằm trên thanh công cụ. Tiếp đến nhấn chọn Nhập liệu bằng giọng nói. Khi này, micro sẽ xuất hiện, bạn tiến hành chọn ngôn ngữ và nhấn vào micro để bắt đầu nói.
Hệ thống sẽ tự động nhận diện giọng nói của bạn và chuyển thể sang văn bản. Sau khi xong, đừng quên kiểm tra lại văn bản để chỉnh sửa những lỗi sai nếu có nhé.
Thêm font mới cho Google Tài liệu
Một tính năng hỗ trợ công việc của bạn, đặc biệt giúp tài liệu của bạn mang đậm dấu ấn cá nhân và nổi bật hơn thì không thể không nhắc đến tính năng thêm font chữ mới cho Google Docs của bạn.
Để thêm font chữ mới, bạn có thể tiến hành các bước sau đây:
Bước 1: Mở tài liệu của bạn ra. Nhấn chọn vào mục định dạng font chữ. Sau đó nhấn chọn Phông chữ khác.
Bước 2: Lúc này bạn tiến hành tìm chọn font chữ theo nhu cầu. Khi đã chọn xong bạn nhấn nút OK để hoàn tất.
Giờ đây, không chỉ giới hạn ở những font chữ quen thuộc, bạn có thể sáng tạo cho tài liệu với font chữ mới. Tất nhiều, việc lựa chọn font chữ sao cho phù hợp với nhu cầu, công việc và yếu tố cân đối, hài hòa với tổng thể văn bản cũng rất cần thiết.
Xem lịch sử các hoạt động trên tài liệu
Trong một số trường hợp bạn hoàn toàn có thể dễ dàng xem lại toàn bộ các thao tác đã thực hiện trên file Google Docs của bạn để theo dõi và cập nhật thuận tiện hơn. Tính năng xem lịch sử chỉnh sửa trên tài liệu trực tuyến rất hữu ích khi bạn cần biết ai đã chỉnh sửa nội dung nào cũng như khôi phục lại bản trước đó.
Để xem lịch sử, bạn có thể tiến hành thông qua 2 cách cực đơn giản, dễ dàng sau đây:
Cách 1: Mở file của bạn lên. Nhấn chọn vào mục Tệp nằm trên thanh công cụ. Sau đó, nhấn chọn Nhật ký phiên bản. Lúc này, chọn Xem lịch sử phiên bản ở danh mục lựa chọn.
Cách 2: Sử dụng tổ hợp phím tắt để mở lịch sử của tài liệu: Ctrl Alt Shift H.
Như vậy, việc mở xem các hoạt động, phiên bản tài liệu trước đó để thuận tiện theo dõi, kiểm tra là vô cùng đơn giản. Nếu bạn cần khôi phục tài liệu trở lại các bản trước đó thì có thể làm cách sau: Nhấn chọn bản cần khôi phục → Nhấn chọn biểu tượng dấu 3 chấm ở bên cạnh → Ở danh mục thả xuống, nhấn chọn Khôi phục phiên bản này.
Nhận xét và trò chuyện
Một tính năng rất hữu ích giúp Google Docs phổ biến trong công việc văn phòng, học tập, làm việc nhóm là cho phép nhận xét các đoạn văn bản cũng như trò chuyện, tương tác ở đây.
Để nhận xét một đoạn văn bản nhất định, bạn có thể làm theo cách dưới đây:
Bước 1: Mở tài liệu của bạn lên, bôi đen đoạn văn bản cần ghi nhận xét.
Bước 2: Lúc này, bên tay phải sẽ xuất hiện các tiện ích có màu xanh. Để ghi nhận xét, bạn nhấn nút +.
Bước 3: Hộp thoại nhận xét xuất hiện, bạn thêm nhận xét vào ô và nhấn nút Nhận xét là hoàn tất.
Khi đã thêm nhận xét, ở góc phải màn hình sẽ hiện lên nhận xét gồm tên người nhận xét, avatar, thời gian nhận xét và nội dung để bạn và những người được cấp quyền dễ dàng theo dõi. Bạn có thể xóa, chỉnh sửa nhận xét này rất dễ dàng.
Bên cạnh đó, khi cần phản hồi, trò chuyện trao đổi về nhận xét này, bạn có thể nhấn vào nhận xét và điền nội dung của bạn vào rồi nhấn nút Trả lời là xong.
Những điều cần lưu ý khi sử dụng Google Docs
Nhìn chung, cách sử dụng tài liệu trực tuyến trên công cụ, ứng dụng này khá đơn giản và dễ dàng. Chỉ cần xem qua hướng dẫn là đã có thể tự mình thao tác và bắt đầu làm việc với công cụ. Tuy vậy, trong quá trình sử dụng, bạn cũng cần lưu ý một số vấn đề dưới đây:
Bật tính năng Google Docs Offline
Một điều lưu ý không thể bỏ qua giúp bạn tối ưu hiệu quả công việc đó là bật tính năng Offline cho công cụ Google Tài liệu. Với tính năng này, bạn hoàn toàn có thể mở và làm việc với tài liệu kể cả khi thiết bị không có kết nối mạng.
Nếu bạn chưa biết cách làm thế nào để thiết lập tính năng này, đừng lo, dưới đây là hướng dẫn dành cho bạn:
Bước 1: Mở Google Drive và file Google Docs của bạn.
Bước 2: Nhấn chọn mục Tệp. Ở danh mục thả xuống, bạn nhấn chọn Cho phép sử dụng khi không có mạng.
Giờ đây, bạn hoàn toàn có thể mở tài liệu soạn thảo của bạn lên và làm việc ngay cả khi thiết bị không có kết nối internet. Ngoài ra, bạn cũng có thể tải về máy tính những tài liệu gần nhất.
Các phím tắt giúp tối ưu hiệu quả công việc soạn thảo
Tương tự như Microsoft Word, người dùng có thể sử dụng các phím tắt nhằm tối đa hiệu quả công việc soạn thảo của mình. Từ đó tiết kiệm thời gian.
Dưới đây là một số phím tắt mà bạn có thể sử dụng:
- Ctrl C: Sao chép
- Ctrl V: Dán nội dung đã sao chép hoặc cắt
- Ctrl X: Cắt
- Ctrl F: Tìm kiếm
- Ctrl H: Tìm và thay thế
- Ctrl P: In
- Ctrl Z: Trở về hành động trước vừa mới thực hiện
- Ctrl O: Mở file trong máy tính
- Ctrl Enter: Ngắt trang
- Ctrl K: Chèn, chỉnh sửa liên kết
- Ctrl G: Di chuyển đến trang tùy chọn
- Alt Enter: Mở tệp đính kèm
Cách tích hợp các tiện ích bổ sung hỗ trợ soạn thảo
Để có thể khai thác tối đa những tính năng được tích hợp trong Google Tài liệu, người dùng có thể thêm các tiện ích. Những tiện ích bổ sung này giúp công việc của bạn trở nên dễ dàng, tiện lợi hơn rất nhiều.
Tuy vậy không phải ai cũng biết cách thêm những tiện ích này. Sau đây, Adtimin sẽ hướng dẫn cho bạn:
Bước 1: Vào Google Drive, tạo một tài liệu mới hoặc mở tài liệu có sẵn.
Bước 2: Trên thanh công cụ của Google Docs, bạn nhấn chọn vào mục Tiện ích mở rộng. Tiếp đến nhấn chọn Tiện ích bổ sung. Rồi nhấn chọn Tải tiện ích bổ sung.
Bước 3: Hộp thoại mới xuất hiện, tiến hành tìm chọn và nhấn nút cài đặt tiện ích theo nhu cầu. Lúc này, khi thông báo hiện lên, bạn nhấn chọn Đồng ý cài đặt.
Bước 4: Sau đó, bạn chọn tài khoản Google của mình. Tiếp tục một thông báo mới xuất hiện, bạn nhấn chọn Cho phép, sau đó nhấn Tiếp theo. Cuối cùng nhấn nút Done và duyệt lại trang web để lưu lại cài đặt vừa thực hiện.
Như vậy, bạn đã thêm được tiện ích cho trang tài liệu trực tuyến của mình. Khi cần sử dụng, bạn chỉ cần truy cập lại vào mục Tiện ích mở rộng → Tiện ích bổ sung và nhấn chọn lệnh từ công cụ vừa cài đặt mà thôi.
Hướng dẫn sử dụng Google Docs – Chia sẻ và cộng tác với Google Docs
Có rất nhiều mẹo và thủ thuật mà người dùng có thể tận dụng khi sử dụng Google Docs – dù là làm việc với tư cách cá nhân hay theo nhóm.
Google Docs cho phép nhiều người làm việc, cộng tác và chỉnh sửa trong một tài liệu trong thời gian thực thông qua bất kỳ trình duyệt web nào. Dưới đây là một vài cách để làm điều này:
Chia sẻ tài liệu Google của bạn
Các cá nhân có thể chia sẻ tài liệu của họ với nhiều người như họ muốn, cũng như chỉnh sửa các quyền của họ để giới hạn những gì họ có thể làm.
Để bắt đầu chia sẻ, nhấp vào “File“, sau đó là “Share“.
Có nhiều lựa chọn chia sẻ – lựa chọn bạn chọn hoàn toàn là lựa chọn của bạn.
1. Tạo một liên kết có thể chia sẻ
Cách đơn giản nhất để chia sẻ trang Google Docs là tạo liên kết có thể chia sẻ. Điều này cho phép bất cứ ai nhấp vào một URL duy nhất và xem tài liệu của bạn.
Sau khi mở hộp “Share“, nhấn nút “Get shareable link” ở góc trên cùng.
Sau đó, chọn một quyền chia sẻ cho tài liệu của bạn.
Sau khi xác định quyền, bấm “Copy link“.
URL sau đó sẽ được sao chép vào clipboard của bạn để gửi cho bất kỳ ai muốn xem tài liệu.
2. Chia sẻ qua địa chỉ email
Bạn cũng có tùy chọn để chia sẻ tài liệu của bạn với một địa chỉ email. Điều này sẽ gửi lời mời đến hộp thư đến của người đó và thêm tài liệu vào tài khoản Google của họ.
Để làm điều này, quay trở lại hộp chia sẻ.
Nhập địa chỉ email của người bạn muốn chia sẻ tài liệu của bạn và chọn một tùy chọn từ trình đơn thả xuống để chỉnh sửa quyền của họ.
Nếu bạn thêm một ghi chú cho lời mời này, nó sẽ được hiển thị trong thư mời email.
3. Tùy chọn chia sẻ nâng cao
Quay trở lại hộp chia sẻ của bạn và nhấn “Advanced”.
Tại đây, bạn có thể xem tất cả các cài đặt chia sẻ – bao gồm cả những người có quyền truy cập vào tài liệu của bạn, cài đặt quyền của họ và tùy chọn mời thêm người hoặc xóa người khác.
4. Làm cho tài liệu của bạn có thể chỉnh sửa bởi bất cứ ai
Bạn muốn cấp cho bất kỳ ai quyền chỉnh sửa nội dung tài liệu của bạn? Nhấn “File” và “Share” để nhận liên kết có thể chia sẻ của bạn.
Trong menu thả xuống được hiển thị, hãy nhấn vào Bất cứ ai có liên kết đều có thể chỉnh sửa.
Vì tùy chọn này nêu rõ, bất kỳ ai có URL duy nhất của bạn sẽ có thể thực hiện thay đổi, chỉnh sửa và thậm chí xóa tài liệu của bạn … vì vậy hãy cẩn thận về việc bạn đang chia sẻ với ai.
Hướng dẫn sử dụng Google Docs với phím tắt
Có một số phím tắt để giúp tăng năng suất của bạn khi làm việc trong Google Docs. Xem lại biểu đồ sau để tìm hiểu một số phím tắt phổ biến nhất.
Để biết danh sách đầy đủ các phím tắt Mac, PC, Android, iPhone và iPad, hãy xem trang này .
Tạo và viết trong Google Docs
Những tính năng Google Docs nào sẽ giúp bạn và nhóm của bạn tạo ra các tài liệu mạnh mẽ, bất kể vị trí của bạn là gì? Dưới đây là một số tùy chọn để bạn thử:
Làm việc ngoại tuyến
Phần thưởng cho việc sử dụng Google Docs là bạn có thể chỉnh sửa, lưu và tạo tài liệu thông qua trình duyệt web ngay cả khi bạn không kết nối với Internet . Điều này có thể có ích nếu bạn cần hoàn thành công việc khi đi du lịch. Những thay đổi bạn thực hiện vẫn được lưu và sẽ đồng bộ hóa khi bạn quay lại trực tuyến.
Nhưng, đây không phải là một tính năng tự động. Bạn sẽ cần thiết lập kết nối ngoại tuyến trong tài khoản của mình.
Để thực hiện việc này, hãy truy cập trang chủ Google Docs và tìm nút menu ở phía bên trái.
Sau đó nhấn “Settings”
Một hộp bật lên sau đó sẽ hiển thị trên màn hình của bạn. Để thiết lập chỉnh sửa ngoại tuyến, hãy chuyển nút “Offline” thành “On”. (Điều này sẽ chuyển nút màu xanh, thay vì màu xám.)
Trình duyệt của bạn sau đó sẽ điều chỉnh để chỉnh sửa ngoại tuyến và bạn sẽ thấy biểu tượng sau khi chỉnh sửa tài liệu của mình mà không cần Internet.
Sử dụng Nhập bằng giọng nói
Công nghệ giọng nói là một ngành công nghiệp đang phát triển và Google luôn đi đầu trong xu hướng này. Bạn có thể tăng tốc quá trình viết của mình bằng cách sử dụng tính năng nhập giọng nói trong Google Docs.
Để sử dụng tính năng này, hãy bắt đầu bằng cách kiểm tra cài đặt thiết bị của bạn để xác nhận rằng micrô của bạn hoạt động.
Sau đó đi đến “Tools” và “Voice Typing”. Bạn sẽ thấy một biểu tượng micro.
Nhấn vào đó và bắt đầu nói. Google sẽ chuyển đổi các từ đã nói của bạn thành văn bản mà bạn sẽ thấy xuất hiện trên trang.
Sử dụng Ứng dụng Google Docs
Với ứng dụng Google Docs , người dùng có thể tiếp tục chỉnh sửa, chia sẻ, cộng tác trong thời gian thực, thêm hình ảnh và tạo nội dung trong khi di chuyển.
Ứng dụng miễn phí thậm chí hoạt động ngoại tuyến khi bạn bật cài đặt đó – giống như cách bạn đã làm trên máy tính xách tay hoặc máy tính để bàn của mình – và nó sẽ tự động lưu công việc của bạn vào Đám mây.
“Explore”
Bạn đã bao giờ viết về một chủ đề và dừng lại để suy nghĩ, “Wow, tôi có thể sử dụng một hoặc hai gợi ý về cách cải thiện tác phẩm của mình.”
Google Docs đã bảo vệ bạn.
Bằng cách nhấp vào nút “Explore” – được tìm thấy bằng cách nhấp vào “Tools” rồi “Explore” – Google Docs sẽ quét nội dung bạn cung cấp và đề xuất thông tin mà bạn có thể thêm vào tác phẩm của mình.
Những đề xuất này có thể bao gồm các chi tiết bạn có thể đã quên, hình ảnh để nâng cao tác phẩm của bạn hoặc nghiên cứu khả thi mà bạn có thể đưa vào để ủng hộ quan điểm và yêu cầu của mình.
Định dạng tài liệu của bạn
Tạo trang Google Docs phù hợp với bạn và nội dung bạn đang tạo. Cho dù đó là hướng trang, hình ảnh hoặc số trang, những mẹo này sẽ giúp bạn định dạng tài liệu của mình theo bất kỳ cách nào bạn muốn.
Cách thay đổi lợi nhuận
Nếu bạn đang tìm cách tận dụng tối đa khoảng trống trong tài liệu của bạn hoặc định dạng tài liệu của bạn để in, bạn có thể cần phải thay đổi lề.
Trước khi làm điều này, bạn sẽ cần đảm bảo thước kẻ hiển thị phía trên tài liệu của bạn.
Chỉ cần đi tới “View” và nhấn “Show Ruler”.
Bạn sẽ thấy một thước kẻ bên dưới thanh định dạng trong tài liệu của bạn.
Sau đó, để thay đổi lề của trang của bạn, hãy xác định nút nhỏ màu xanh ở phía bên trái của thước và trượt nút để thay đổi lề trái của bạn.
Để thay đổi lề phải của bạn trong Google Docs, hãy lặp lại quy trình này bằng nút màu xanh ở bên phải thước kẻ của bạn.
Nếu bạn cần có lợi nhuận nghiêm ngặt trong tài liệu của mình, hãy thử sử dụng công cụ Cài đặt Trang của Trang.
Để thực hiện việc này, nhấn “File” rồi “Page Setup”.
Sau đó, bạn sẽ thấy hộp bật lên sau đây nơi bạn có thể thay đổi lề.
Nếu bạn cần cùng một lề trong mọi tài liệu bạn tạo, hãy tiết kiệm thời gian và nhấn nút “Đặt làm mặc định”. Điều này sẽ tự động sao chép thiết lập lề của bạn vào tất cả các tài liệu mới.
Cách thay đổi hướng trang thành cảnh
Tìm cách thay đổi định hướng của tài liệu của bạn? Đi đến “File” và chọn “Page Setup”.
Sau đó, chọn tùy chọn “Landscape” trong “Orientation” và nhấn “OK” để thực hiện các thay đổi của bạn.
Nếu bạn muốn tất cả các tài liệu của mình có cùng hướng, bấm “Đặt làm mặc định”.
Cách thêm một hộp văn bản
Hộp văn bản là một lựa chọn tuyệt vời nếu bạn đang muốn thêm một yếu tố trực quan bổ sung vào tài liệu của mình. Chúng cho phép bạn định vị văn bản bổ sung ở bất cứ đâu trên trang của bạn mà không thay đổi định dạng của tài liệu hiện tại của bạn.
Trong Google Docs, các hộp văn bản được phân loại là bản vẽ. Bạn có thể chèn một bằng cách nhấp vào “Insert” và “Drawing”.
Điều này sẽ mở tính năng “Drawing”. Sau đó nhấn “Text Box”.
Kéo con trỏ của bạn vào không gian vẽ để tạo một hộp lớn (hoặc nhỏ) đủ cho yêu cầu của bạn
Khi hộp của bạn đã được tạo, đã đến lúc nhập văn bản của bạn.
Bạn có thể thay đổi phông chữ, màu sắc và căn chỉnh văn bản trong hộp của mình bằng cách sử dụng thanh điều hướng trong cửa sổ bật lên.
Hạnh phúc với hộp văn bản của bạn? Nhấn “Save & Close” để chèn bản vẽ của người dùng vào trong tài liệu của bạn.
Từ đây, coi hộp văn bản của bạn như một hình ảnh. Chọn hình ảnh để thay đổi căn chỉnh hoặc di chuyển hộp xung quanh tài liệu của bạn để có vị trí lý tưởng.
Cách thêm số trang
Số trang giúp tài liệu của bạn dễ dàng điều hướng và cho phép tổ chức tốt hơn khi được in – bạn sẽ tránh tự hỏi mình, Trang này có ở đây hay không?
Thêm số trang vào tài liệu của bạn bằng cách nhấp vào “Chèn”, “Tiêu đề” và “Số trang”. Sau đó chọn tùy chọn của bạn.
Cách tạo thụt lề
Treo thụt lề là các thụt lề tự động thay đổi lề của đoạn mà không làm gián đoạn định dạng được sử dụng ở nơi khác trên trang của bạn. Đây là một ví dụ:
Để thêm thụt lề trong Google Docs, hãy đảm bảo rằng thước kẻ của bạn hiển thị bằng cách nhấn “View” và “Show Ruler”.
Sau đó, quay trở lại tài liệu chính của bạn và đánh dấu văn bản bạn muốn định dạng.
Thêm một thụt lề bằng cách định vị thước trên tài liệu của bạn và trượt các mũi tên màu xanh vào đặc điểm kỹ thuật của bạn.
Trượt mũi tên ở bên trái để thay đổi thụt lề trái và mũi tên ở bên phải để thay đổi thụt lề phải.
Cách chèn ảnh
Để thêm một hình ảnh vào tài liệu của bạn, chỉ cần đặt con trỏ của bạn bất cứ nơi nào bạn muốn chèn hình ảnh.
Cuộn lên trên cùng của trang và nhấp vào “Insert” và “Image”.
Chọn vị trí hình ảnh – có nhiều tùy chọn bao gồm máy tính của bạn, web, Google Drive hoặc theo URL.
Chọn hình ảnh của bạn, nhấp vào “Open” và hình ảnh của bạn sẽ xuất hiện.
Để biết thêm về quá trình này, hãy xem trang này .
Cách tạo mục lục
Nếu bạn đang viết một bản trình bày hoặc whitepaper , một mục lục là một cách tuyệt vời để hiển thị từng phần bạn đang tạo và số trang có thể được tìm thấy trên đó.
Bạn có thể chèn một bảng mục lục trong Google Doc của mình bằng cách đảm bảo tất cả các tiêu đề phụ được định dạng bằng “heading tag”. Để làm điều này, làm nổi bật tiêu đề phụ của bạn và nhấn thẻ thích hợp trong thanh định dạng của bạn.
Theo nguyên tắc chung, thẻ “Heading 1” phải là tiêu đề chính của bạn. Thẻ “Heading 2” phải là tiêu đề phụ và thẻ “Heading 3” phải là các phần bên dưới tiêu đề phụ.
Bây giờ bạn đã sẵn sàng để tạo một bảng mục lục. Giữ con trỏ của bạn ở nơi bạn muốn chèn nó và đi tới tab “Insert . Nhấp vào “Menu” và chọn một tùy chọn dựa trên sở thích của bạn.
Chỉnh sửa tài liệu của bạn
Theo dõi các thay đổi, để lại các thành viên trong nhóm và nhận xét của đồng nghiệp, chạy kiểm tra chính tả và các tính năng chỉnh sửa quan trọng khác đều có sẵn trong Google Docs để đảm bảo công việc của bạn đạt được tiềm năng đầy đủ.
Cách theo dõi thay đổi
Nếu bạn đang làm việc với người khác trên tài liệu của mình, bạn có thể yêu cầu họ “Theo dõi thay đổi”. Điều này sẽ cho bạn thấy ai đã thực hiện các chỉnh sửa , khi họ thực hiện các chỉnh sửa đó và nội dung trước khi chỉnh sửa.
Bạn có thể theo dõi các thay đổi trong Google Docs bằng cách thay đổi “Editing” thành “Suggesting” ở góc trên cùng bên phải của trang.
Sau đó, khi ai đó chỉnh sửa tài liệu của bạn, mọi thay đổi sẽ hiển thị bằng một màu khác, với một hộp ở phía bên phải để hiển thị tên, ảnh và chi tiết chỉnh sửa của họ.
Sau đó, bạn có thể duyệt các thay đổi được theo dõi và chấp nhận hoặc từ chối chúng khi cần thiết.
Cách thêm bình luận
Với Google Docs, bạn và nhóm của bạn có thể để lại nhận xét trong bất kỳ tài liệu nào cho nhau xem. Chúng thường được sử dụng như lời nhắc để quay lại một phần cụ thể, để lại ý tưởng sửa đổi chi tiết hơn hoặc thêm URL vào các trang web và hình ảnh khác để tham khảo.
Để làm điều này, hãy đánh dấu từ, câu hoặc đoạn bạn muốn bình luận và nhấp vào nút “Add Comment” (hộp văn bản có dấu cộng bên trong).
Sau đó, bạn có thể viết bình luận – hoặc dán URL – vào hộp bình luận. Nhấp vào “Comment” khi bạn đã sẵn sàng để gửi hộp của bạn.
Để chỉnh sửa thông tin trong hộp, nhấp vào ba dấu chấm bên phải và chọn Chỉnh sửa Chỉnh sửa. Bạn cũng có thể xâu chuỗi các bình luận bên dưới bình luận ban đầu bằng cách gõ vào ô Trả lời trực tiếp.
Để thoát khỏi hộp bình luận, bạn có thể “delete” nó hoặc “resolve” bình luận. Nhấp vào ba dấu chấm bên phải và chọn xóa Xóa Xóa để xóa hộp. Nhấp vào “Resolve” ở trên cùng bên phải của hộp khi sự cố đã được giải quyết và bạn không còn cần hộp nữa.
Nếu bạn đang tìm kiếm thêm thông tin chuyên sâu về việc bổ sung và giải quyết các ý kiến trong Google Docs, nhìn vào này trang.
Cách tìm từ đếm
Bạn đã bao giờ vật lộn trong khi viết một bài báo, báo cáo hoặc bài đăng trên blog vì số lượng từ cần thiết mà bạn đang cố gắng đạt được?
Mặc dù việc đạt được số lượng từ cần thiết có thể không phải lúc nào cũng dễ dàng, Google Docs làm cho việc đếm trở nên đơn giản.
Khi bạn đang ở trong tài liệu của mình, hãy tìm “Tools” trong thanh điều hướng. Sau đó, chọn “Word Count”.
Google sau đó sẽ hiển thị tổng số từ (cùng với tổng số trang, ký tự và ký tự không bao gồm dấu cách).
Để đếm các từ trong một câu, đoạn hoặc trang cụ thể, hãy chọn văn bản bạn muốn đưa vào và làm theo các bước tương tự ở trên.
Cách chạy Kiểm tra chính tả
Ngay cả đối với các nhà văn chuyên nghiệp cũng không thường xuyên mắc lỗi chính tả . Google Docs có thể giúp tất cả các nhà văn với tình huống khó xử này.
Chạy kiểm tra chính tả để xác định vị trí và sửa bất kỳ lỗi nào bạn có thể đã bỏ qua. Hãy nghĩ về nó như là người đọc thử hoặc biên tập viên cá nhân của bạn.
Để chạy kiểm tra chính tả trong Google Docs, hãy nhấn nút “Tools” trong thanh điều hướng của bạn và nhấn vào “Spelling”. Sau đó chọn tùy chọn “Spell check”.
Google Docs sau đó sẽ quét toàn bộ tài liệu của bạn để tìm các từ sai chính tả và lỗi ngữ pháp. Bạn sẽ được lựa chọn chấp nhận hoặc bỏ qua đề xuất của Google.
Nếu bạn thấy rằng bạn thường xuyên sử dụng một từ mà Google không nhận ra, bạn có thể thêm từ đó vào từ điển của mình. Điều này sẽ ngăn Google Docs làm nổi bật từ trong kiểm tra chính tả trong tương lai.
Làm thế nào để thêm một cú đánh
Trong Google Docs, bạn có thể thêm một <style=”text-decoration: line-through;”=””>strikethrough bằng cách tô sáng văn bản bạn muốn tấn công, nhấp vào nút Định dạng hình chữ nhật “trong thanh điều hướng, Văn bản văn bản và chọn “Strikethrough”.
Sử dụng tiện ích bổ sung Google Docs
Bạn có thể thêm các công cụ của bên thứ ba hoặc các tiện ích bổ sung vào tài liệu của mình. Những tiện ích bổ sung này chứa các tính năng độc đáo để giúp bạn cải thiện công việc của mình theo nhiều cách khác nhau.
Bạn có thể tìm thấy các tiện ích bổ sung này bằng cách định vị tab “Add-Ons” trong thanh điều hướng và nhấp vào “Get add-ons”.
Dưới đây là một vài tiện ích phổ biến bạn có thể thấy hữu ích:
Google Keep
Viết một tài liệu cần hỗ trợ dữ liệu? Cài đặt tiện ích này vào trình duyệt của bạn để thu thập ghi chú, nghiên cứu trường hợp và tài liệu tham khảo mà bạn dự định trích dẫn. Sau đó, sử dụng tiện ích bổ sung để kéo chúng vào khi cần thiết. Bạn cũng có thể chỉnh sửa các ghi chú bạn đã lưu với Google Keep.
Extensis Fonts
Thương hiệu nhất quán rất quan trọng, nhưng điều đó có thể khó khăn khi bạn sử dụng các phông chữ độc đáo. Tiện ích bổ sung Phông chữ Extensis nhập hàng ngàn phông chữ từ thư viện Phông chữ của Google vào tài liệu của bạn để nâng cao tính thẩm mỹ tổng thể của tác phẩm.
HelloSign
Viết hợp đồng, thỏa thuận, hoặc bất kỳ giấy tờ nào khác cần có chữ ký? Tiện ích Google Docs này sẽ giúp bạn thu thập chữ ký điện tử một cách dễ dàng và an toàn .
Translate
Cần một dịch giả? Cài đặt tiện ích này để dễ dàng dịch nội dung của bạn sang ngôn ngữ khác.
Lucidchart
Tiện ích bổ sung này cho phép bạn thêm các sơ đồ độc đáo vào tài liệu của mình, dễ thiết kế và chỉnh sửa. Nó hoàn hảo cho bất cứ ai làm việc với dữ liệu hoặc tìm kiếm một cách thú vị để hiển thị thông tin.
Language Tool
Hiệu đính dễ dàng hơn 20 ngôn ngữ. Bạn sẽ không phải tự hỏi về chính tả hoặc ngữ pháp của bạn nữa. Công cụ ngôn ngữ bổ trợ bắt lỗi và lỗi bất kể ngôn ngữ.
EasyBib
EasyBib là một trình tạo thư mục tự động với hơn 7.000 tùy chọn kiểu, bao gồm MLA, APA và, theo phong cách Harvard.
Google Docs, Google Sheets và Google Forms trong Google Docs
Với Google Docs, thật dễ dàng để tích hợp với các công cụ hữu ích khác như Google Sheets và Google Forms. Nếu bạn tạo bảng tính hoặc biểu đồ trong Google Sheets, bạn có thể chèn thông tin đó trực tiếp vào Google Docs.
Với Google Forms, bạn có thể tạo các khảo sát được lưu tự động vào Google Drive để dễ dàng truy cập và đánh giá từ Google Docs.
Google Sheets là một tùy chọn tuyệt vời cho bất kỳ ai cần xây dựng bất kỳ loại biểu đồ, danh sách, kế hoạch hoặc bảng tính nào. Nó là một trình tạo bảng tính – tương tự như Excel – và nó miễn phí.
Khi bạn đã mở Google Sheets và tạo biểu đồ của mình , bạn có thể dễ dàng chèn nó vào tài liệu của mình.
Thực hiện việc này bằng cách đi lên thanh công cụ, nhấp vào “Insert”, “Chart” và “From Sheets”. Bạn sẽ có thể xem và chọn biểu đồ bạn muốn thêm vào tài liệu của mình.
Google Forms
Google Forms là một cách tuyệt vời để thu thập thông tin và phản hồi khảo sát. Chỉ cần truy cập trang web Google Forms và bắt đầu tạo biểu mẫu hoặc khảo sát của bạn trong vài giây.
Bạn và nhóm của bạn có thể hợp tác và chọn một mẫu từ thư viện của Google – hoặc tạo một mẫu độc đáo từ đầu để tạo kiểu theo sở thích của bạn.
Google Forms cũng miễn phí sử dụng và có thể tích hợp với phần mềm như Asana và HubSpot .
Ngoài ra, tất cả các tài liệu và phản hồi Google Forms của bạn sẽ được lưu tự động vào Google Drive để bạn có thể dễ dàng truy cập chúng khi ở trong trang Google Docs của bạn.
Để thực hiện việc này, nhấp vào biểu tượng “Ứng dụng” khi bạn mở Google Docs. Cuộn xuống “Biểu mẫu” để tìm biểu mẫu hoặc khảo sát bạn muốn mở.
Một tính năng cuối cùng cần lưu ý là những người phản hồi biểu mẫu hoặc khảo sát của bạn có thể làm như vậy trên mọi loại thiết bị, làm cho Google Forms trở thành một tùy chọn thuận tiện cho mọi người.
