So sánh Google workspace và Microsoft 365. Đây là câu hỏi được rất nhiều người quan tâm nhưng chưa có câu trả lời chi tiết. Hai sản phẩm có nhiều chi tiết quá. Và không theo cùng một cách tiếp cận để chúng ta có thể hình dung và so sánh được.
Tác giả bài viết này may mắn được tiếp cận đồng thời cả hai giải pháp Google workspace (hiện tại là Google Workpsace) và Microsoft 365 (hiện tại là Microsoft 365). Chúng tôi sẽ ở cả phương diện quản trị viên và người dùng cuối để đưa ra ý kiến cho bạn đọc tham khảo. Trong bài viết tác giả cũng có tham khảo ý kiến từ một số bài phân tích trước đó của các tác giả nước ngoài, được công khai để nội dung thêm khách quan và sâu sắc hơn.
Google workspace và Microsoft 365 đều được Google và Microsoft phân chia thành nhiều gói khác nhau. Vì vậy để có cơ sở so sánh, chúng tôi đã cố gắng tìm ra cặp phiên bản tương đồng nhất là:
Google workspace Basic so với Microsoft 365 Business Essentials giờ đây là Google Workspace Business Starter và Microsoft 365 Business Basic
Nếu bạn đọc thấy nội dung này là có ích, hãy ủng hộ tác giả bằng cách chia sẽ tới cộng đồng nhiều hơn nữa.
1- Google Workspace và Microsoft 365 là gì và nó giải quyết vấn đề gì?
Google Workspace (Google workspace cũ) là bộ công cụ điện toán đám mây do Google phát triển và cung cấp. Trong khi Microsoft 365 (Microsoft 365 cũ) là bộ công cụ điện toán đám mây do Microsoft phát triển và cung cấp.
Cả hai giải pháp này đều tập trung giải quyết chung một số vấn đề là cung cấp các công cụ kinh doanh cho doanh nghiệp bao gồm Email, lưu trữ dữ liệu, chia sẻ, cộng tác và công cụ văn phòng.
2 – Tính năng chung
Workspace Business Starter bao gồm: Gmail, Drive, Lịch, Hangouts Chat, Meet, Sites, Groups, Docs (Tài liệu, Bảng tính, Trình chiếu), Current, và Admin.
Microsoft 365 Business Basic bao gồm: Email Exchange, OneDrive, SharePoint, Teams, Office Online (Word, Excell, PowerPoint) và Admin;
| Google Workspace Business Starter | Microsoft 365 Business Basic |
| Email Gmail theo tên miền | Email Exchange và Outlook theo tên miền |
| Dung lượng hộp thư 30GB | Dung lượng hộp thư 50GB |
| Lưu trữ đám mây Drive 30GB (chung với hộp thư) | Lưu trữ đám mây OneDrive 1TB riêng biệt với hộp thư. |
| Họp video và Chat nhóm Hangouts | Họp video và chát nhóm Teams |
| Họp video tối đa 100 người | Họp video tối đa 250 người |
| Công cụ văn phòng online: Tài liệu, bảng tính, trang trình chiếu | Công cụ văn phòng: Word, Excel, PowePoint |
| Trang quản trị viên | Trang quản trị viên |
Chúng ta thấy cả Google và Microsoft đều có các ứng dụng khá tương đồng nhau. Cả hai đều đáp ứng được các nhu cầu cơ bản gồm: Email, Lưu trữ, Chia sẻ, tương tác, cuộc họp video, trình soạn thảo văn bản, bảng tính, trình chiếu và trang quản lý dành cho quản trị viên.
Mặc dù Microsoft 365 có một số ứng dụng bổ sung mà Workspace chưa có. Nhưng các tính năng bổ sung ít phổ biến hoặc không quan trọng. Về tính năng tổng thể, theo kinh nghiệm sử dụng của tôi, cả Google Workspace và Microsoft 365 đều đạt điểm ngang nhau và cùng nhận 9/10 điểm.
Nhận xét
Google Workspace: 9/10 điểm
Microsoft 365: 9/10 điểm
3 – Tính năng Email
Google Workspace sử dụng Gmail trong khi Microsoft 365 sử dụng Email Exchange và Outlook có thể dùng offline. Sau đây chúng ta sẽ cùng so sánh các khía cạnh khác nhau:
| Gmail trong Workspace Business Starter | Exchange trong Microsoft 365 Business Basic |
| Email bí danh 30 email | Email bí danh – Không rõ số lượng tối đa |
| Dung lượng hộp thư đến 30GB dùng chung với Drive | Dung lượng hộp thư đến 50GB dùng riêng với OneDrive |
- Mức độ phổ biến và sự quen thuộc với người dùng cá nhân: Gmail 10/10 ; Exchange 7/10
- Mức độ phổ biến và sự quen thuộc với người dùng cuối là doanh nghiệp: Gmail: 7/10, Exchange 8/10
- Giao diện và thiết kế: Gmail: 9/10; Exchange: 10/10
- Dễ sử dụng: Gmail 10/10; Exchange 9/10
- Tốc độ: Gmail: 10/10 ; Exchange 10/10
- Sự ổn định: Gmail 10/10; Exchange 10/10
- Lọc thư rác: Gmail: 10/10; Exchange 9/10
- Duyệt email đa thiết bị: Gmail: 10/10; Exchange 8/10
- Năng lực bảo mật: Gmail: 10/10 ; Exchange: 10/10
- Tương thích với Mirosoft Outlook từ bộ Office: Gmail: 8/10; Exchange: 10/10
- Khả năng phân loại email và làm sạch hộp thư đến: Gmail: 9/10 ; Exchange 9/10
- Khả năng thiết lập chính sách thư và kiểm soát của quản trị viên: Gmail: 10/10; Exchange: 10/10
- Dung lượng lưu trữ hộp thư đến: (Gmail 30G; Exchange: 50G): Gmail: 7/10; Exchange 9/10
- Khả năng đính kèm tập tin tối đa: Gmail: 7/10 ; Exchange: 9/10
Nhận xét chung: Nhìn chung 2 sản của của 2 nhà cung cấp đều tốt cả. Tùy theo nhu cầu và thói quen của mỗi người, chúng ta có thể lựa chọn cho Gmail và Exchange.
4 – Tính năng lưu trữ và chia sẻ dữ liệu:
Google Workspace có Drive trong khi Microsoft 365 có OneDrive:
| Google Drive | OneDrive |
| Dung lượng lưu trữ 30GB dùng chung với hộp thư đến | Dung lượng lưu trữ 1TB, dùng độc lập với hộp thư đến |
| Chia sẻ dữ liệu trong và ngoài tổ chức | Chia sẻ dữ liệu trong và ngoài tổ chức |
| Phân quyền truy cập nhiều cấp độ | Phân quyền truy cập nhiều cấp độ |
| Đồng bộ hóa đa thiết bị | Đồng bộ hóa đa thiết bị |
- Dung lượng lưu trữ tối đa: (Drive: 30G; OneDrive: 1TB): Drive 6/10; OneDrive: 10/10
- Khả năng chia sẻ và phân quyền: Drive: 9/10; OneDrive: 9/10
- Khả năng đồng bộ hóa với thiết bị: Drive 10/10; OneDrive 6/10
- Khả năng đọc, xem, chỉnh sửa với các File phổ biến: Drive: 7/10; OneDrive: 9/10
- Tốc độ hoạt động: Drive 9/10; OneDrive: 8/10
- Quyền kiểm soát dữ liệu của quản trị viên: Dirve 9/10; OneDrive 9/10
- Năng lực khôi phục dữ liệu bị xóa: Drive: 8/10, OneDrive 7/10
Về tổng thể, với tính năng lưu trữ và chia sẻ dữ liệu, Google Drive đạt 61 điểm trong khi OneDrive đạt 59 điểm. Workspace giành chiến thắng sát sao so với Microsoft 365 ở phương diện này.
Tuy nhiên, nếu ai tập trung vào khả năng lưu trữ lớn thì Microsoft 365 sẽ là một lựa chọn tốt hơn vì OneDrive cho phép lưu trữ tới 1TB dung lượng. Trong khi ai qua tâm tới năng lực chia sẻ và khả năng kiểm soát, có thể chọn Google Workspace. Trong thực tế sử dụng thì Google Drive rất mạnh về khả năng đồng bộ hóa theo thời gian thực với tính năng DriveFileStream; trong khi OneDrive rất mạnh với năng lực lưu trữ lớn.
5 – Tính năng làm việc nhóm và cộng tác với File
Chúng ta muốn so sánh giữa Docs của Workspace và Office Online của Microsoft 365.
| Google Docs | Office Online |
| Trình soạn thảo: Tài liệu | Trình soạn thảo: Word |
| Trang tính: Google Sheet | Trang tính: Exell |
| Trình chiếu: Google Slicde | Trình chiếu: PowerPoint |
| Tương thích với Micorosoft Office | Tương thích với Micorosoft Office |
| Cộng tác nhóm thời gian thực | Cộng tác nhóm thời gian thực |
| Lịch sử chỉnh sửa: Có | Lịch sử chỉnh sửa: Có |
- Khả năng làm việc nhóm theo thời gian thực: Docs: 9/10 ; Office Online: 9/10
- Tính quen thuộc và sự phổ biến với người dùng: Docs: 6/10; Office Online: 10/10
- Tốc độ và sự ổn định: Docs: 9/10; Office Online: 8/10
- Dễ sử dụng và dễ điều khiển, định dạng: Docs: 6/10 Office Online: 8/10
- Đọc các File phổ biến: Docs: 7/10; Office Online: 9/10
Ở tính năng này, rõ ràng Microsoft 365 đã dành chiến thắng thuyết phục trước Workspace nhờ vào bộ Office Online vốn là phiên bản thu gọn của Office đã quá phổ biến trên thế giới. Phần thắng thuộc về Microsoft 365.
6 – Tính năng Chat, Họp video và tương tác nhóm
Chúng ta cùng so sánh giữa Hangouts Meet + Hangouts Chat của Google Workspace và Microsoft Teams của Microsoft 365
| Google Meet | Microsoft Teams |
| Chat nhóm | Chat nhóm |
| Họp video 100 người | Họp video 250 người |
| Trình chiếu và chia sẻ màn hình | Trình chiếu và chia sẻ màn hình |
| Ghi lại cuộc họp: Có | Ghi lại cuộc họp: Có |
| Gửi File trên giao diện: Không | Gửi File trên giao diện: Có |
| Họp với mọi thiết bị | Họp với mọi thiết bị |
Google đã trang bị riêng biệt Hangouts Meet và Hangouts Chat cho họp Video và Chát trên nền tảng của mình thay vì Hangouts nói chung như trước đây. Trong khi Microsoft trang bị Teams thay thế cho Skype.
Trong khi Hangouts Meet và Hangouts Chat của Workspace tập trung vào họp Video và Chat nhóm hoặc Chat riêng thì Teams là một nền tảng cộng tác nhóm đa năng, nó cho phép vừa Họp Video, Chat nhóm, Chat riêng, vừa cho phép biên tập, chỉnh sửa File và gửi File, hình ảnh ngay trong một không gian chung.
Rõ ràng Teams đã trở thành một nền tảng cộng tác thực sự chứ không chỉ đơn thuần là một ứng dụng giao tiếp thông thường. Microsoft tuyên bố Teams có thể cho phép họp Video 10 người hay 10 nghìn người cùng lúc mà không gặp trở ngại gì; trong khi Hangouts bị giới hạn 30 người khi họp Video.
Nhận xét chung: Microsoft 365 dành một chiến thắng trước Google Workspace với sự đa năng của Teams.
7 – Khả năng quản lý của quản trị viên
| Google Admin | Microsoft 365 Admin |
| Quản lý người dùng | Quản lý người dùng |
| Phân quyền quản trị viên | Phân quyền quản trị viên |
| Quản lý nhiều tên miền | Quản lý nhiều tên miền |
| Quản lý ứng dụng | Quản lý ứng dụng |
| Khôi phục dữ liệu bị xóa | Khôi phục dữ liệu bị xóa |
| Chính sách bảo mật | Chính sách bảo mật |
| Quản lý thiết bị di động | Quản lý thiết bị di động |
| Lịch sử gửi nhận thư | Lịch sử gửi nhận thư |
| Định tuyến và kiểm soát thư | Định tuyến và kiểm soát thư |
- Khả năng thiết lập chính sách bảo mật, chính sách sử dụng dịch vụ: Workspace 10/10; Microsoft 365: 8/10
- Dễ sử dụng cho người không có chuyên môn công nghệ: Workspace: 8/10 ; Microsoft 365: 6/10
- Khả năng kiểm soát thiết bị và dữ liệu: Workspace: 10/10; Microsoft 365: 7/10
- Khôi phục dữ liệu do bị làm dụng hoặc bị xóa: Workspace: 8/10; Microsoft 365: 7/10
- Phân quyền cho các quản trị viên: Workspace: 10/10; Microsoft 365: 8/10
Nhận xét chung: Ở phương diện quản trị viên Workspace đạt 46 điểm trong khi Microsoft 365 đạt 36 điểm. Google Workspace thực sự đã tạo ra một hệ thống rất mạnh để kiểm soát hệ thống; Microsoft 365 mặc dù có rất nhiều tính năng nhưng thiết kế của Microsoft rất phức tạp dẫn đến người quản trị rất khó vận hành và khó có thể khai thác hết năng lực của phần mềm này. Một chiến thắng dành cho Workspace.
8 – Chi phí và giá cả (giá quốc tế)
| Workspace Business Starter | Microsoft 365 Business Basic |
| Phí theo tháng: 6 USD/user/tháng chưa gồm thuế | Phí theo tháng: 5 USD/user/tháng chưa gồm thuế |
| Phí theo năm: 72 USD/User/năm chưa gồm thuế | Phí theo năm: 60 USD/User/năm chưa gồm thuế |
| Phí có giảm cho thị trường Việt Nam chưa gồm thuế: 4,2 USD/user/tháng cho 12 tháng (30%). | Phí có giảm cho thị trường Việt Nam chưa gồm thuế: 2,5 USD/user/tháng cho 12 tháng (50%). Bắt buộc mua theo năm. |
| Số lượng có thể mua tối đa: Tối đa 300 users. Mua thêm phải mua các gói Enterprise. | Số lượng có thể mua tối đa: 300 users. Mua thêm phải chọn các gói E1, E3, E5 cho phần vượt 300. |
Google Workspace Business Starter có giá 06 USD/User/tháng (72USD/User/năm) tại thị trường quốc tế (Cập nhật mới nhất từ Google từ ngày 28 tháng 10 năm 2020) và 4,2 USD/User/tháng (50,4 USD/User/năm) tại thị trường Việt nam. Chi tiết. Trong khi Microsoft 365 Business Basic có giá 60 USD/User/năm tại thị trường quốc tế và 30 USD/user/năm tại thị trường Việt Nam Chi tiết. Lưu ý rằng cả Google Workspace và Microsoft 365 chỉ cam kết giảm phí cho 01 năm đầu tiên tại Việt nam và không có thông tin cho các năm gia hạn.
9 – Khả năng mở rộng và nâng cấp
Khả năng mở rộng số người dùng: Cả Google Workspace và Microsoft 365 chỉ cho phép tối đa 300 users trong các gói cơ bản. Vượt mức này, bạn buộc phải chọn một phiên bản cao cấp để sử dụng.
Về khả năng nâng cấp phiên bản: Cả Google Workspace và Microsoft 365đều cho phép dễ dàng Upgrate lên phiên bản cao hơn bất kể khi nào khách hàng muốn, chỉ cần thanh toán và Upgrate. Ngoài ra, Google Workspace và Microsoft 365 cũng cho phép người dùng kết hợp các loại phiên bản với nhau trong cùng tổ chức.
Không bên nào là người chiến thắng trong vấn đề này.
10 – Hỗ trợ kỹ thuật
Cả Google và Microsoft đều cung cấp hỗ trợ nhanh chóng dành cho quản trị viên với hơn 10 ngôn ngữ phổ biến qua Email, Chat, Điện thoại. Người dùng chỉ có thể tự hỗ trợ thông qua tài nguyên trợ giúp Online mà không thể liên hệ tới hãng. Tuy nhiên, với gói Workspace Business Starter, Google chỉ hỗ trợ 8h/5 ngày (từ thứ Hai đến Thứ Sáu).
Cả hai hãng đều cung cấp trung tâm tài nguyên kiến thức để người dùng và quản trị viên tự học; cung cấp diễn đàn hỏi đáp cộng đồng. Tuy nhiên, các tài nguyên hỗ trợ của Google trực quan và dễ dàng tìm thấy vấn đề hơn trung tâm tài nguyên của Microsoft.
Ở phương diện hỗ trợ kỹ thuật: Workspace 7/10 ; Microsoft 365: 8/10
Tất nhiên khả năng hỗ trợ này cũng đang xét trên 2 gói cơ bản nhất của 2 sản phẩm, các gói nâng cao hơn sẽ có quy định hỗ trợ tốt hơn từ hãng và đối tác của hãng như ADTIMIN
11 – Kết luận
Google Workspace và Microsoft 365 xứng đáng là đối thủ đáng gờm của nhau. Cả hai đều là những giải pháp hàng đầu thế giới hiện nay.
Trong khi Google Workspace phổ biến với cá nhân và doanh nghiệp nhỏ thì Microsoft 365 phổ biến với doanh nghiệp và doanh nghiệp lớn. Google Workspace tập trung vào hiệu năng và sự đơn giản thì Microsoft 365 giải quyết các vấn đề có phần phức tạp hơn và đòi hỏi nhiều kỹ năng sử dụng hơn. Trong khi Workspace có thế mạnh về Email, chia sẻ và năng lực kiểm soát bảo mật thì Microsoft 365 có lợi thế rõ rệt về khả năng lưu trữ lớn và xử lý Email lẫn ứng dụng văn phòng. Google Workspace có giá tốt hơn Microsoft 365 cũng là một lợi thế.
Nếu bạn quan tâm tới việc giải quyết vấn đề Email, bạn muốn đơn giản, dễ dùng, muốn thiết lập hàng rào bảo mật lên nhân viên; bạn hãy cân nhắc tới Workspace nhiều hơn. Nếu bạn qua tâm tới làm việc với các File phổ biết như Word, Excel Online và muốn thay thế ứng dụng Office từ máy bàn, nhân viên của bạn thuộc lớp người cũ, không muốn thay đổi thói quen từ Outlook và Office; bạn hãy chọn Microsoft 365.
