Dịch vụ lưu trữ và đồng bộ dữ liệu đám mây Google Drive ngày càng được sử dụng phổ biến nhất hiện nay. Trong bài viết này hay cùng tìm hiểu rõ chi tiết về cách sử dụng Google Drive để tận dụng hết tất cả các tính năng hữu ích và nâng cao hiệu quả làm việc.
Hướng dẫn sử dụng Google Drive từ A đến Z
Trước khi bắt đầu sử dụng Google Drive trên máy tính, người dùng cần truy cập vào trang web Google Drive hoặc mở gián tiếp qua tiện ích mở rộng trên email.
1. Cách sử dụng Google Drive để tải dữ liệu lên
Bước 1: Chọn biểu tượng dấu cộng (+) trên trình duyệt hoặc ứng dụng Google Drive.
Bước 2: Chọn tiếp Tải tệp lên hoặc Tải thư mục lên để tải một hoặc nhiều tệp dữ liệu lên Google Drive.
Bước 3: Nhấn Open để bắt đầu tải tệp lên và đợi hoàn tất tải tệp là xong.
2. Cách tải tệp/thư mục từ Google Drive về máy tính hoặc điện thoại
Người dùng nhấn chuột phải vào tệp/thư mục muốn tải về máy tính rồi chọn Tải xuống. Đối điện thoại thì người dùng chỉ cần nhấn giữ biểu tượng tệp/thư mục cần tải và chọn Tải xuống.
Không tải được tập tin lên Google Drive:
Google Drive giới hạn các tập tin tải lên, nếu không tải được rất có thể tập tin của bạn đã vượt qua giới hạn từ Google Drive hoặc Google Drive hết dung lượng lưu trữ (15 GB đối với tài khoản miễn phí):
- Google Drive: Giới hạn tải lên tập tin có kích thước 5TB (1TB = 1024GB).
- Google Docs: Giới hạn tải lên 50 MB và 1.024.000 kí tự.
- Google Sheets: Giới hạn tải lên 2.000.000 cells (tính toán quá phức tạp cũng không thể lưu thành công).
- Google Drawing: Không giới hạn.
- Google Slides: Giới hạn tải lên tập tin lớn hơn 100 MB.
3. Tạo tập tin hoặc tài liệu mới trên Google Drive
Trên Google Drive hỗ trợ tính năng tạo file Google Tài liệu (tương tự Microsoft Word) và Google Trang tính (như Microsoft Excel) theo các bước sau:
Bước 1: Chọn biểu tượng dấu cộng thêm mới trên màn hình rồi chọn loại tập tin/tài liệu bạn muốn tạo.
Bước 2: Một file tài liệu trống sẽ mở ra và người dùng có thể bắt đầu thao tác trên file tương tự như trên ứng dụng Word hay Excel của Microsoft Office. Thao tác đổi tên tài liệu thực hiện tại khung Tài liệu không có tiêu đề trên góc trái màn hình.
Lưu ý, tất cả các tập tin được tạo trên Google Drive sẽ tự động được sao lưu nên bạn không cần phải lưu hoặc lo lắng mất tài liệu tắt Google Drive.
4. Cách chia sẻ tập tin/thư mục với người dùng khác
Bước 1: Cách sử dụng Google Drive để chia sẻ tập tin/ thư mục với người khác thực hiện bằng cách nhấn chuột phải vào tập tin/thư mục muốn chia sẻ rồi chọn Chia sẻ.
Bước 2: Tại cửa sổ mới hiện lên, bạn thực hiện tùy chỉnh những cài đặt lựa chọn chia sẻ như sau:
- Người nhận liên kết có thể truy cập tập tin được chia sẻ.
- Chỉ cho phép chia sẻ quyền truy cập giới hạn với một số tài khoản người dùng được cấp quyền.
Bước 3: Tiếp đó bạn cài đặt tùy chọn chia sẻ gồm: Có thể sửa (Edit), Có thể nhận xét (Comment) và Có thể xem (See) tùy thuộc nhu cầu sử dụng.
Việc chia sẻ tệp với những thành viên trong nhóm cũng hỗ trợ hiệu quả cho công việc khi mọi thành viên đều có thể thấy được lịch sử thao tác tệp của người khác trong nhóm tại mục thông tin.
5. Cách truy cập các tệp tin trên Google Drive không cần kết nối Internet
Google Drive cho phép người dùng xem và chỉnh sửa các tệp tin Google Docs, Google Sheets hay Google Slides ở bất kỳ đâu nơi mà không kết nối Internet. Sau khi kết nối Internet trở lại thì những dữ liệu được chỉnh sửa hay thêm vào khi offline sẽ được tự động được đồng bộ và lưu lại. Để kích hoạt chế độ này, bạn nhấn vào Google Drive Offline >> Thêm vào Chrome >> Add extension. Sau đó bạn truy cập tài khoản Google Drive và đi đến Settings >> Offline.
Nhấn tích vào mục Sync Google Docs, Sheets Slides & Drawings files to this computer so that you can edit offline để hoàn tất thiết lập đồng bộ hóa các tệp tin.
6. Sắp xếp lại các tệp trên Drive
Với cách sử dụng Google Drive bạn nên chú ý sắp xếp các theo cách gần giống như sắp xếp tệp và thư mục trên máy tính để dễ dàng quản lý file. Để tạo thư mục mới bạn chọn “+ mới” >> Thư mục rồi kéo thả tệp/thư mục liên quan vào thư mục mới tạo.
Một cách khác bạn có thể đánh “Dấu sao” với những tệp và thư mục quan trọng. Bạn chỉ cần nhấn chuột phải vào tệp/thư mục rồi chọn “Thêm vào thư mục có gắn dấu sao”. Tất cả các tệp đã đánh dấu sao sẽ hiển thị tại cột trái màn hình trong phần “Có gắn dấu sao”.
7. Tùy chỉnh bố cục xem trên Google Drive
Trên Google Drive có hai dạng bố cục xem tệp và thư mục có thể chuyển đổi linh hoạt giữa 2 bố cục bằng cách nhấn vào biểu tượng khoanh vùng đỏ:
- Bố cục lưới: Giúp phóng to các nội dung bên trong thư mục hay tập tin,… để dễ nhận biết nội dung bên trong.
- Bố cục danh sách: Cho tiết tổng quan thông tin tệp, bao quát số lượng tập tin, thư mục cùng lúc.
8.Sắp xếp các tệp trong Google Drive
Khi Drive của bạn quá bừa bộn, bạn có thể sắp xếp lại theo cách tương tự như bạn sắp xếp tệp và thư mục trên máy tính của bạn .
Để tạo thư mục mới, hãy chọn + mới > Thư mục. Sau đó đó hãy kéo thả những tệp hoặc thư mục liên quan vào thư mục mới tạo. Điều đó sẽ giúp cho Drive của bạn được gọn gàng hơn.
Ngoài ra, bạn còn có thể đánh “Dấu sao” cho những tệp và thư mục quan trọng. Nhấn chuột phải vào tệp hoặc thư mục > Chọn “Thêm vào thư mục có gắn dấu sao”. Để xem tất cả các tệp đã đánh dấu sao, bạn xem tại cột trái màn hình phần “Có gắn dấu sao“.
Chỉnh sửa bố cục xem Google Drive
Việc tùy chỉnh sửa bổ cục Drive giúp tăng trải nghiệm người dùng, điều đó tăng năng suất làm việc, tăng tương tác với Google Drive trong suốt quá trình sử dụng. Có hai dạng xem các tệp và thư mục, để chuyển đổi qua lại giữa 2 bố cục bạn có thể nhấn vào biểu tượng khoanh vùng đỏ :
Bố cục lưới: Giúp phóng to nội dung bên trong thư mục, tập tin,… để người dùng dễ cảm nhận hơn nội dung bên trong.
Bố cục danh sách: Giúp người dùng có thể xem tổng quan, bao quát số lượng nhiều tập tin, thư mục cùng lúc.
