Có nên dụng Google Workspace không?

GOOGLE WORKSPACE LÀ GÌ?

Google Workspace là bộ ứng dụng thông minh của Google dựa trên nền tảng điện toán đám mây với rất nhiều ứng dụng hữu ích được cung cấp bởi Google như Gmail, Drive, Docs, Sheet,… Có một thực tế khá thú vị là dù đang sử dụng các ứng dụng thuộc Google Workspace hàng ngày nhưng nhiều người vẫn không rõ tính năng bộ ứng dụng này.
Trước đây, Google Workspace có tên gọi là Google Apps for Work hay Google Apps for Business. Cho đến hiện tại, nó vẫn là bộ ứng dụng được xây dựng và phát triển trên Google Cloud Computing* (điện toán đám mây). Google Workspace phục vụ chủ yếu cho nhu cầu trao đổi, làm việc của doanh nghiệp.
Google Workspace tích hợp khá nhiều tiện ích như: Gmail, bộ Office, Drive lưu trữ, Calender, Hangouts, … Hiện đang có khoảng hơn 5 triệu doanh nghiệp đang sử dụng bộ công cụ này để gửi email, chat, gọi video call, đặt lịch làm việc, chia sẻ dữ liệu, …
Theo Google, hiện có hơn 5 triệu tổ chức trên toàn thế giới đang sử dụng Google Workspace, trong đó 60 phần trăm các công ty thuộc Fortune 500.

Google Workspace có tất cả các tính năng mà email doanh nghiệp cần có như email tên miền, không gian lưu trữ, bộ công cụ văn phòng Google Doc, Googel Slide, Google Sheet…. Ngoài ra Google Workspace còn có mốt số tính năng nổi bật.

Khi sử dụng Google Workspace hoàn toàn nói không với thư rác. Vì Google Workspace dành cho doanh nghiệp thật khó chịu và tốn thời gian đôi khi thư rác chứa mã độc gây nguy hiểm đến dữ liệu của bạn.

Với Email Google Workspace thư rác biến mất hoàn toàn tiết kiệm tối đa thời gian bạn sử dụng email cho công việc.

Chỉ với vài thao tác đơn giản các bạn có thể chia sẻ tài nguyên với bạn bè đồng nghiệp đơn giản chỉ cần tải lên Drive nhóm. Tất cả các thành viên trong nhóm có thể nhìn thấy File đơng iarn.

Duyệt email trước khi gởi. Đây là tính năng “Sịn sò” của Google Workspace không phải giải pháp email doanh nghiệp nào cũng có được.

Tính năng này cho phép bạn có thể ĐỒNG Ý hoặc TỪ CHỐI một email gửi đi hoặc chuyển đến từ một hoặc một nhóm nhân viên nào đó.

Các nhân viện mới cần được giám sát duyệt thư trước khi gởi ra ngoài.

Là một nhân viên mới chưa đủ kỹ năng cần thiết người quản lý phải kiểm duyệt thư đi. Để tuân thủ đúng chính sách cho đến khi họ có kinh nghiệm cần thiết.

Với Google Apps Basic các bạn có thể tạo bản sao dữ liệu của người dùng. Một nhóm người dùng trong tổ chức để chuyển về một mail được chỉ định nhằm lưu trữ và khôi phục khi cần.

Đều đó là cần thiết đối với một số doanh nghiệp hoạt động liên quan tới bí quyết hoặc thông tin nhạy cảm hoặc tổ chức có nhân viên thường xuyên ra vào.

TẠI SAO NÊN SỬ DỤNG GOOGLE WORKSPACE?

Bạn mới lập doanh nghiệp, cần có địa chỉ Email riêng cho công ty mình, hay đơn giản là muốn tạo sự chuyên nghiệp trong phong cách làm việc là đối với khách hàng. Google Workspace cung cấp Email theo tên miền mà công ty bạn đang sở hữu với dạng địa chỉ name@tencongty.com

Trong đó #name là tên do bạn tùy chọn và #tencongty.com là tên miền công ty do bạn đăng ký.
Người có khối lượng dữ liệu lớn, cần truy cập và đồng bộ nhanh ở nhiều thiết bị và nhiều vị trí khác nhau. Với việc lưu trữ trực tuyến nhiều dữ liệu, Google Workspace cho phép bạn đặt mua thêm Google Drive nếu bạn sử dụng hết dung lượng.
Bạn cần công cụ tối ưu cho việc làm việc theo nhóm như tạo tài liệu văn bản, sử dụng bảng tính, họp và giao tiếp nhóm ở những nơi khác nhau
Bạn chưa có kinh nghiệm trong quản lý, theo dõi dữ liệu và cần bảo mật ở cấp độ doanh nghiệp; Google Workspace là dành cho bạn.
Các doanh nghiệp muốn chuyển đổi hình thức sử dụng email do hệ thống email doanh nghiệp cũ không đáp ứng được nhu cầu như email gửi đi hay vào spam, …

SỬ DỤNG GOOGLE WORKSPACE CÓ NHỮNG TÍNH NĂNG GÌ?

Với Google Workspace, bạn vẫn có các chức năng và sự quen thuộc của Gmail nhưng được gắn với tên miền thương hiệu của riêng tổ chức.

Đối với nhân viên, đó là trải nghiệm người dùng vì họ đã quá quen với Gmail. Họ có thể chuyển đổi qua lại giữa email cá nhân và email doanh nghiệp dễ dàng.

Đối với chủ doanh nghiệp, đó là email doanh nghiệp cấp cao. Họ có thể kiểm soát và bảo mật tốt hơn mà không cần duy trì máy chủ email. Họ có thể xem hoặc xóa người dùng bất cứ khi nào mà không ảnh hưởng đến hệ thống.

Email theo tên miền riêng